Una empresa se compone de un número innumerable de pequeñas tareas y responsabilidades. Para que la empresa funcione de forma óptima, cada trabajador debe ser bueno en la mayoría de las pequeñas tareas. Pero hay una forma de hacer que tu empresa sea productiva: ¡la automatización!
En la era de Tecnología de Inteligencia Artificial (IA) y Desarrollo de aprendizaje automático (ML)la automatización puede utilizarse ahora en casi todos los aspectos de su negocio. La automatización de procesos empresariales, como ellos la llaman, ayuda a aliviar la tensión de la gestión de facturas o el análisis de datos utilizando máquinas que lo hacen por ellos.
Esta entrada del blog explorará cómo la automatización de áreas específicas en su negocio puede conducir a un aumento de la productividad. Además, hablaremos de algunos aspectos de la empresa que también podrían funcionar mejor con la automatización.
¿Qué es la automatización?
En términos sencillos, la automatización consiste en utilizar ordenadores, robots y otros dispositivos para realizar tareas que normalmente hacen los humanos.
La industria de ruedas hidráulicas utilizadas hacia el siglo I a.C. se consideran el principio de la automatización. Proporcionaban una fuerza mecánica a diversas funciones, como moler grano, impulsar maquinaria para triturar mineral y forjar charcos.
Desde entonces, la automatización ha evolucionado hasta convertirse en parte integrante de la vida. Incluso se ha convertido en un factor clave en el proceso de toma de decisiones de las empresas y en un factor importante de su éxito.
Las 6 ventajas de la automatización de procesos empresariales
Empresas de todos los tamaños pueden beneficiarse de la automatización de sus procesos empresariales. Tanto si se trata de una empresa de soluciones digitales para empresasLa automatización puede ayudarle a mejorar la eficacia y la productividad.
He aquí las seis principales ventajas de la automatización empresarial:
1. Reducir los errores humanos
La automatización no puede evitar por completo que alguien cometa errores, pero puede ayudar a reducir el número de errores. Enseñar a los ordenadores a reconocer patrones puede reducir las oportunidades de error humano y garantizar que no se repitan los mismos errores.
Aunque los ordenadores lleven a cabo actividades repetitivas de forma coherente, esto no significa que se pueda evitar por completo la inspección de errores en los procesos informáticos. Hay que seguir supervisando la automatización de los procesos y corregir cualquier error lo antes posible.
2. Mejorar la productividad de los empleados
Cualquier empleado estará de acuerdo en que la tarea más lenta y mundana es la introducción de datos. Pero es una tarea esencial que requiere precisión y atención.
Es sólo una de las muchas tareas tediosas que ocupan mucho tiempo, pero que pueden racionalizarse automáticamente. Esto puede aumentar la productividad y liberar a los empleados para que realicen más tareas a lo largo del día.
3. Visibilidad en tiempo real
Uno de los problemas con los que se encuentran muchas empresas es la transmisión en cascada de datos sensibles al tiempo a toda la organización. Esto puede dar lugar a discrepancias y otros problemas.
Cuando automatiza sus procesos empresariales, puede ver fácilmente toda la cadena de actividades en tiempo real, lo que proporciona a su equipo una visibilidad total de todos los eventos. Esto garantiza que no se pierda ningún dato.
4. Reducir costes
Utilizar la automatización en determinadas tareas repetitivas también puede ahorrarle mucho dinero. Es mucho más barato automatizar una tarea que contratar a otra persona para hacerla.
Las tareas financieras de back-office y front-office, como el procesamiento de facturas y la gestión de documentos, deberían ser uno de los primeros procesos que considere automatizar. No solo le ahorrará dinero, sino que puede acelerar el proceso y hacer que sus operaciones sean más eficientes.
6. Tranquilidad
La automatización puede ahorrarle a su empresa casi 90% en costes operativossegún Forrester. Por si ahorrar dinero no fuera suficiente incentivo, la automatización también garantiza que su empresa cumpla las normas y reglamentos, evitando muchos errores costosos u oportunidades perdidas.
No sólo su empresa tendrá éxito, sino que también mejorará la moral de su equipo. Con una nueva herramienta de automatización, los empleados pueden hacer su trabajo mucho más rápido, lo que les proporciona un equilibrio más eficiente entre el trabajo y la vida personal.
10 técnicas eficaces de automatización productiva de la empresa
Cada departamento tiene necesidades y objetivos diferentes, por lo que es importante elegir en qué parte de su proceso pueden funcionar las técnicas de automatización.
Puede consultar al equipo junto con su empresa de desarrollo de software de confianza para desarrollar flujos de trabajo personalizados y herramientas de automatización que cubran las distintas tareas que realizan.
Para que conozca las técnicas de automatización de procesos empresariales más eficaces, a continuación le presentamos diez formas habituales de hacerlo:
1. Gestión de redes sociales
En la era del marketing digital, las plataformas de medios sociales son hoy una fuente de marketing gratuito, y las empresas se aprovechan de ello. Pero destacar entre varios competidores es el reto.
Además de contar con un gran equipo de redes sociales, debes ayudarles a generar publicaciones y contenidos de alta calidad para los canales. Las herramientas de automatización pueden ayudarte, liberando tiempo de tu equipo para crear contenidos más atractivos y pensar en otras estrategias.
Integrar tus cuentas de redes sociales en una aplicación automatizada te permite maximizar el impacto de tus campañas programando publicaciones y respuestas automáticas.
2. Contabilidad y facturación
La contabilidad y la facturación son dos procesos de cualquier organización que deben gestionarse con precisión. La automatización puede garantizar la precisión de estos procesos, además de agilizarlos.
Utilizar un sistema de contabilidad automatizado y plataformas de facturación facilita el seguimiento de las finanzas. Incluso puedes sincronizar los datos con tu banca online, lo que permite procesar los pagos de forma instantánea y precisa.
Lo primero que hay que hacer es automatizar el seguimiento de los datos vinculando cada parte de la empresa a una ubicación central. Esto facilitará la entrada y salida de información cuando sea necesario.
3. 3. Proceso de contratación
Por mucho que quiera elegir al candidato más adecuado para su vacante, el tiempo que su personal dedica a examinar manualmente múltiples currículos y a seleccionar los más adecuados puede consumir mucho tiempo.
Disponer de un sistema de gestión de recursos humanos (SGRH) puede ayudarle a automatizar el proceso de contratación. Puede filtrar automáticamente los currículos que no cumplan tus criterios, ahorrar tiempo en la organización de entrevistas y hacer un seguimiento del progreso de tus candidatos.
El proceso de solicitud de los candidatos también será coser y cantar, ya que el sistema debe disponer de un portal en línea que les permita presentar la solicitud y los documentos, lo que facilitará su administración.
4. 4. Ventas y marketing
En un mercado tan competitivo como el actual, es esencial contar con un equipo de ventas y marketing que esté a la altura de las circunstancias. Pero puede que a tu equipo le cueste mucho tiempo estar al día de sus tareas.
Una herramienta de automatización del marketing puede ayudar a su equipo con su flujo de trabajo. Puede rastrear y analizar clientes potenciales, proporcionar segmentación de clientes, generar informes, optimizar campañas para el éxito, ¡y mucho más!
También le permiten sincronizar estos datos en varios canales, lo que le ofrece una imagen clara del rendimiento de sus campañas.
5. 5. Atención al cliente
No es ningún secreto que los clientes quieren un servicio de atención al cliente eficiente y eficaz. Las herramientas de automatización del servicio de atención al cliente pueden ayudar a su equipo a responder a las consultas con rapidez y eficacia.
Los chatbots son una de las herramientas de atención al cliente más utilizadas por las empresas. Con el aprendizaje automático y el análisis de palabras clave, este asistente digital 24/7 impulsado por IA puede instalarse en su sitio web para producir mensajes personalizados sobre la consulta introducida por el cliente.
También puede elegir entre varias herramientas, como el software inteligente de atención al cliente y la respuesta de voz interactiva, para filtrar las consultas y dirigir los mensajes al canal de asistencia adecuado. También puede ayudarle a recopilar datos, analizar el comportamiento de los clientes y ver qué áreas necesitan mejoras en términos de atención al cliente.
6. Automatización del correo electrónico
El envío de mensajes de correo electrónico siempre ha sido una excelente forma de alimentar a los clientes potenciales y establecer relaciones con ellos. Automatizar sus campañas de correo electrónico puede ayudarle a enviar correos electrónicos en el momento adecuado con el contenido adecuado.
Puede configurar un sistema que envíe correos electrónicos en función de las acciones de un cliente, como la suscripción a un boletín o la realización de una compra. También puede utilizarse para ofrecer un servicio de atención al cliente puntual, enviar recordatorios automáticos y avisar a los clientes de eventos u ofertas especiales.
7. Tramitación de siniestros
Como todos sabemos, la devolución de un artículo, la reparación de algo o cualquier reclamación es un proceso largo que puede resultar frustrante. Si algunos o todos etapas del proceso Sin embargo, si se automatizaran, se reduciría la presión tanto para el demandante como para la organización, lo que les permitiría centrarse en otros aspectos del asunto en cuestión.
Con una tecnología como la automatización robótica de procesos (RPA), puede configurar un sistema que se encargue de la mayor parte del trabajo por sí solo. Recibirá, analizará y responderá a las consultas de los clientes de una manera eficiente que deja poco o ningún margen para el error humano.
El primer paso para ello es desarrollar un flujo de trabajo que determine qué tareas deben automatizarse. Después, puede programar los pasos en la aplicación y hacer que procese las solicitudes de reembolso sin intervención manual.
8. Gestión de proyectos
Algunos directivos utilizan varias prácticas de gestión para que la organización sea más eficiente. Pero, en realidad, puede que sus proyectos solo requieran una simple lista de comprobación para su aplicación.
Será un debate diferente cuando tengas varios proyectos en marcha que requieran una planificación precisa, detallar y asignar tareas, fijar plazos y hacer un seguimiento del tiempo empleado. Entonces, uso de software de gestión de proyectos es el camino a seguir.
Puedes probar a utilizar una plataforma gratuita como Trello para crear una lista de tareas y asignarlas a los miembros de tu equipo. También te permite fijar plazos y comprobar el progreso de cada tarea.
9. Generación de clientes potenciales
Imagínese esto: un cliente potencial visita su sitio web y usted ni siquiera sabe que está allí. No tendría la oportunidad de llegar a ellos y conectar con ellos, ¿verdad?
Por eso, el uso de herramientas de generación de prospectos es esencial para cualquier empresa. Es el proceso de captación de clientes potenciales con la intención de convertirlos en clientes.
Las herramientas de automatización pueden ayudarte a crear páginas de destino personalizadas, capturar información de contacto de los visitantes de la web y segmentar los clientes potenciales en función de sus perfiles. También rastrea las interacciones de los clientes con tu sitio web y personaliza los correos electrónicos de seguimiento en función de esas interacciones.
10. Procedimientos de gestión de instalaciones
Gestionar cualquier oficina no es tarea fácil. Requiere una planificación y una supervisión meticulosas por parte de los responsables de las instalaciones para garantizar que todo funcione a la perfección. Pero cuando se trabaja con recursos limitados, automatizar las tareas diarias puede ayudar a reducir la carga de trabajo.
Afortunadamente, la implantación de sistemas para los procedimientos en la oficina permite registrar todas las actividades, como el mantenimiento, las tareas de limpieza y las patrullas de seguridad, todo ello mediante herramientas de automatización.
Es importante tener en cuenta que, independientemente del software de automatización de procesos que utilice, siempre debe usarse para complementar el trabajo de su personal.
La automatización facilita la gestión de las tareas más rutinarias, para que su personal pueda centrarse en las más importantes. Con las herramientas de automatización adecuadas, puede asegurarse de que su empresa funcione con fluidez y eficacia.
4 consejos para empezar a automatizar los procesos empresariales
Antes de empezar a automatizar nada, determine el objetivo que espera alcanzar. Como cualquier otra tecnología, la automatización debe planificarse estratégicamente y aplicarse en las áreas adecuadas de tu empresa.
Según una La investigación de Bain & CompanyLos procedimientos "de gran volumen y basados en normas" con "automatización moderada" son los que ofrecen más posibilidades de reducción de la mano de obra.
A continuación le ofrecemos algunos consejos para iniciarse en el proceso de automatización:
1. Identifique su problema
Algunas empresas se lanzan a la automatización de procesos sin pensar en cómo beneficiará a su negocio. En lugar de eso, dé un paso atrás y piense qué quiere conseguir con la automatización. ¿Quiere reducir costes? ¿Mejorar la eficacia? ¿Reducir errores?
2. Analizar el proceso
Una vez identificado el problema, es hora de analizar el proceso. Busca las áreas que necesitan mejoras y las que pueden automatizarse.
3. Investigación, investigación, investigación
No existe una tecnología de automatización única. Es importante buscar y ver qué soluciones de automatización hay disponibles. Echa un vistazo a los comentarios y compara características y precios antes de decidirte por una.
4. Asociarse con una agencia de desarrollo de software
Si ninguna de las soluciones disponibles se adapta a sus necesidades de software, externalización una tecnología a medida puede ayudarle a desarrollar una solución de automatización personalizada. Hable con ellos sobre sus objetivos y requisitos antes de iniciar el proyecto.
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