Hagas lo que hagas, parece que siempre se te escapa algo y acaba en tu mesa, por mucho que intentes mantenerte organizado. Por no hablar del hecho de que los papeles de tus compañeros de trabajo pueden estar tan desorganizados.
Afortunadamente, la tecnología se ha desarrollado para ayudarnos a gestionar todo ese papel y garantizar que se entregue en los lugares adecuados.
He aquí algunas formas en las que la tecnología ha hecho que la gestión de documentos sea más eficaz para nosotros:
Cómo beneficia el progreso tecnológico a la gestión de documentos
No sólo porque podemos escanear y cargar papeles con nuestros teléfonos, sino también porque la tecnología ha simplificado la gestión de documentos. Lo cierto es que, gracias a la tecnología, ahora podemos beneficiarnos de numerosas mejoras en la gestión de documentos que antes solo se podían conseguir tras mucho tiempo y trabajo.
No es necesario imprimir los documentos
No tiene que imprimirlo o escribirlo a mano si quiere enviar un documento por correo electrónico. Esto implica que puede guardar todos sus documentos cruciales en un solo lugar y acceder a ellos fácilmente en cualquier momento. Esta es una de las formas en que los avances tecnológicos han simplificado la gestión de documentos si le preocupa perderlos o extraviarlos.
Puede imprimir papeles directamente desde la pantalla de su ordenador o teléfono gracias a la tecnología de impresión digital. Es económica y ecológicamente beneficiosa, ya que utiliza menos papel y tinta. Su trabajo también es más portátil gracias a la impresión digital porque está siempre disponible.
Utilice una herramienta de fusión de PDF en línea para combinar documentos
Siempre habrá ocasiones en las que desee combinar varios documentos PDF que contengan información pertinente.
Por ejemplo, los estudiantes podrían necesitar organizar sus apuntes de física en grupos para que sean siempre más fáciles de encontrar cuando los necesiten. Del mismo modo, los empresarios podrían desear consolidar todas sus facturas anuales en un único archivo para poder seguir la información necesaria leyendo un único archivo en lugar de buscar en varios documentos.
Esta necesidad fue reconocida por la tecnología, que entonces creó la fascinante herramienta online. La fusión de PDF no requiere que descargues o instales nada en tu smartphone u ordenador, a diferencia de las herramientas de descarga de pago.
Esta página web fusionar PDF es una herramienta muy fiable que le ayuda a ahorrar tiempo y esfuerzo. Combinar archivos PDF es ahora sencillo ya que puede lograrlo siguiendo estos sencillos pasos:
Paso 1: Vaya a la fusión de PDF en línea y cargue todos los archivos PDF que desee combinar en uno solo.
Paso 2: Reorganice los archivos cargados para que aparezcan en el nuevo documento combinado en un orden determinado. Para ello, basta con utilizar la función de arrastrar y soltar. También puede eliminar cualquier archivo que no desee que forme parte de la versión combinada.
Paso 3: Seleccione "Fusionar archivos" para iniciar el procedimiento de fusión.
Una vez terminado, puedes descargarlo y examinar el resultado final sin necesidad de hacer más pasos. Al fusionarlos y despejar el desorden de tu smartphone, la tecnología te ayuda a organizar tus papeles.
La colaboración con los documentos es ahora más sencilla
La capacidad de los individuos para colaborar fácilmente en los trabajos es otra ventaja importante de la tecnología. Antes de que se generalizara el uso de los ordenadores, para trabajar juntos en un proyecto era necesario reunirse físicamente en una oficina o sala de conferencias y pasar horas intercambiando ideas antes de poder empezar a trabajar... y a veces incluso entonces.
Gracias a las modernas tecnologías de colaboración documental, podemos llevar a cabo esta tarea a distancia, de modo que, independientemente del lugar en el que se encuentre, habrá alguien disponible para ayudarle a diseñar la mejor manera de abordar el proyecto en el que está trabajando.
La gestión de documentos con un DMS es sencilla
El manejo de los papeles es mucho más sencillo ahora que hace unos años, como puede comprobar cualquiera que haya utilizado un sistema de gestión de documentos (DMS). Los equipos pueden intercambiar documentos, asignarlos a empleados concretos y guardarlos en la nube. Ahora pueden acceder a sus archivos desde cualquier dispositivo, independientemente de dónde se encuentren o de lo que estén haciendo.
Como resultado de que todo el mundo tenga acceso a la información en todo momento, su empresa podrá funcionar de forma más eficaz y eficiente. Como resultado, habrá menos retrasos en la realización de las tareas en todos los ámbitos.
Servicios de almacenamiento en la nube
¿Cree que la gestión de documentos se está simplificando gracias a la tecnología? Me arriesgaré y responderé afirmativamente.
Antes, los documentos grandes se imprimían físicamente, se grapaban y se colocaban en una caja de archivos antes de compartirlos. Era un proceso que llevaba mucho tiempo y que a menudo acababa en errores.
En la actualidad, los documentos de gran tamaño pueden compartirse en línea mediante diversos métodos. Por ejemplo, se pueden compartir y guardar archivos grandes en línea utilizando servicios de almacenamiento en la nube como Dropbox o Google Drive. Además, las plataformas facilitan la modificación y el intercambio de documentos en línea.
No tienes que preocuparte por mantener enormes archivos en tu propio ordenador con servicios de almacenamiento en la nube como DropboxTodo lo que necesitas es una conexión a Internet. Además, tienes acceso a los datos de cualquier otra persona en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Optimización y compresión de archivos
En muchos aspectos, la tecnología ha simplificado la gestión de los documentos. Ha ayudado a la optimización y compresión de los documentos. Los documentos pueden guardarse en un solo lugar y acceder a ellos desde cualquier ordenador o dispositivo conectado a Internet. Esto significa que puedes guardar todos tus documentos en tu ordenador o smartphone en un solo archivo o incluso en una sola carpeta, en lugar de tener que llevar muchos archivos distintos para poder seguirlos.
Los registros digitales son más fiables
Los documentos cuentan ahora con medidas de seguridad gracias a la tecnología. Estas características consisten en la firma digital, la autenticación (proceso de confirmación de la identidad de los usuarios) y el cifrado (proceso de codificación de la información para que no pueda ser leída por personas no autorizadas) (proceso de asignación de una firma digital a los documentos digitales).
Estas medidas de seguridad ayudan a proteger su material y, al mismo tiempo, permiten que todos los que tengan acceso a él en cualquier parte del mundo puedan comprender lo que dice sin tener que preocuparse de que alguien lo lea sin su permiso.
División y conversión de documentos
La posibilidad de dividir rápidamente documentos masivos en línea es otra ventaja de la tecnología. Puede haber numerosas situaciones en las que sólo necesites una parte de un archivo grande y no quieras soportar el peso de todo. Una herramienta de división en línea puede ayudarle en este caso permitiéndole extraer sólo ciertas páginas de un documento enorme.
Sólo tiene que cargar el archivo PDF grande y seleccionar las páginas que desea eliminar. Además, puede combinar esas páginas para producir un archivo único y compacto que cumpla con sus requisitos.
De la misma manera, puede convertir varios formatos de documentos en función de sus necesidades. Puede lograrlo fácilmente con la ayuda de una variedad de herramientas web. Hace diez años, dividir y convertir documentos no era tan sencillo. Ahora es más fácil que nunca gracias a los últimos avances en la industria de las herramientas.
Palabras finales
La tecnología ha pasado a encabezar la lista de cosas que influyen en nuestras vidas en el mundo en que vivimos. Es difícil evitar la impresión de que la tecnología impregna casi todos los elementos de la vida, desde los dispositivos de comunicación que utilizamos hasta las herramientas que empleamos para documentar nuestro trabajo o las que empleamos para organizar nuestro papeleo.
La gestión de documentos es ahora más sencilla gracias a la tecnología. El desarrollo de la tecnología ha hecho que la gestión de documentos sea más sencilla que nunca. Sin un título de informática, puede ser difícil conseguir empleo. Esto se debe a que la tecnología se utiliza ahora en prácticamente todos los aspectos de la vida y el empleo.
