10 maneras increíblemente efectivas de hacer que su negocio sea más productivo con la automatización

27 de noviembre de 2021

automatización productiva de la empresa

Es un enorme número de tareas y responsabilidades más pequeñas las que conforman un negocio. Para desarrollar una empresa con éxito, hay que sobresalir en la mayoría de las pequeñas tareas y deberes para desarrollarla. Dado el amplio abanico de responsabilidades que supone dirigir una empresa, puede resultar bastante complicado para algunos propietarios de negocios.

Aunque la automatización ha revolucionado el funcionamiento de las empresas hoy en día, muchos empresarios siguen prefiriendo llevar a cabo sus actividades comerciales de la misma manera. Prefieren gestionar las facturas manualmente que intentar utilizar la tecnología y la automatización.

Tendrán que introducir cada elemento individualmente si utilizan un ordenador, aunque podrían automatizarlo mediante la tecnología. En lugar de generar cientos de páginas y repasarlas para obtener información, ¿por qué no aprovechar las ventajas de la automatización empresarial y ahorrar tiempo y dinero?

Aunque la automatización puede simplificar muchas tareas, esta entrada del blog se centrará más en las formas eficaces de hacer que su empresa sea más productiva con la automatización y en algunos aspectos de la gestión de una empresa que pueden beneficiarse de la automatización.

tareas de productividad

Automatización de procesos

La automatización de procesos utiliza la tecnología digital para realizar actividades de forma automática, a menudo utilizando un ordenador en lugar de un ser humano. El objetivo es eliminar el trabajo manual que puede ser completado más eficientemente por un ordenador. Debe saber que hay muchas ramas en la automatización cuando se trata de desarrollar la estrategia ideal para su negocio.

Para obtener los máximos resultados, varias herramientas automatizadas se utilizan frecuentemente de forma conjunta. RPA y BPA son los dos tipos de software de automatización de procesos. La automatización robótica de procesos (RPA) o la automatización de procesos empresariales (BPA) son dos tipos de software de automatización de procesos.

Cada sistema automatiza las actividades a su manera. La BPA (automatización de procesos de negocio) completa un todo, ejecutando numerosas operaciones hasta que todo el proceso está terminado. La automatización de procesos robóticos (RPA) puede cumplir con muchas actividades diferentes, incluyendo el alcance del correo electrónico a los clientes potenciales y clientes.

Decida dónde implantar la automatización en su empresa

Es esencial comprender los resultados que desea obtener con la automatización antes de empezar. Para seguir siendo ágil y eficiente, esto le ayuda a orientar su enfoque para añadir la automatización donde será más eficaz.

"Los procedimientos de gran volumen y basados en reglas" con una "automatización moderada" son los que ofrecen un mayor potencial de reducción de la mano de obra, según La investigación de Bain & Company. Busque métodos para implantar procesos que puedan aligerar el flujo de trabajo de su equipo, fomentar la creatividad y ahorrar dinero mientras automatizar su empresa.

Identificar los flujos de trabajo complicados o que consumen mucho tiempo: ¿A qué actividades dedican la mayoría de sus empleados la mayor parte de su tiempo? ¿Qué actividades realizan regularmente? Son perfectas para ser automatizadas. Probablemente, sus empleados ya sabrán cuáles son estas actividades porque suelen ser las más agotadoras e incómodas.

La automatización es una buena opción para cualquier lugar en el que una persona actúe como enlace entre plataformas de software.

Reconocer qué aplicaciones informáticas se utilizan y cómo interactúan entre sí: La automatización es una buena opción para cualquier lugar en el que una persona actúe como enlace entre plataformas de software. No es necesario que tu empleado actúe como intermediario para estas aplicaciones: permite que interactúen directamente entre ellas.

Examinar cómo interactúan las personas y los departamentos: ¿Es necesario que los departamentos se comuniquen con frecuencia o accedan a las mismas fuentes? La automatización puede ayudar a compartir y transmitir los conocimientos de forma más eficiente.

Identificar nuevas posibilidades de desarrollo: Identifique los aspectos en los que desea ver crecimiento e innovación e inspire a los equipos que trabajan en esos proyectos para que desarrollen herramientas nuevas y creativas con la automatización. Cuando tus aplicaciones actuales no puedan alcanzar todo su potencial, puedes utilizar la automatización para generar y evaluar datos, sugerir innovaciones e incluso crear nuevas soluciones.

Sin embargo, a continuación se indican algunos puntos en los que debe fijarse para comenzar con el proceso de automatización:

  • Gestione las notificaciones con la automatización, que libera a los trabajadores de las distracciones al eliminar las alertas superfluas y reúne la información importante en un solo lugar
  • La automatización puede ayudarle en la gestión de archivos mediante la realización de copias de seguridad de los datos, la creación de carpetas y documentos a partir de plantillas cuando se inicia un nuevo proyecto o la descarga y organización de los archivos adjuntos al correo electrónico sobre la marcha
  • La gestión de tareas: añadir elementos a las listas de tareas pendientes y mantener a los miembros del equipo informados sobre los proyectos son ejemplos de formas sencillas de aplicar la automatización.
gestión de proyectos

Beneficios de la automatización de procesos para su empresa

La automatización de los procesos empresariales tiene varias ventajas. Muchos de esos beneficios se aplican a empresas de todos los tamaños, mientras que otros se centran en un sector concreto. Sin embargo, a continuación se enumeran las siete principales ventajas de la automatización para empresas de todos los tamaños:

Reduce los errores humanos

Es imposible evitar todos los errores. Pero la automatización ayuda a reducir el número de errores. Cuando los ordenadores procesan los pedidos, registran los datos y guardan los archivos, hay menos errores humanos. Como los ordenadores están programados para seguir procedimientos específicos, se ciñen a ellos.

Cuando los humanos dejan de prestar atención a sus actividades repetitivas de gran volumen, se aburren y cometen errores por descuido. Los ordenadores son coherentes en la forma de ejecutar las actividades repetitivas, y las referencias cruzadas pueden ayudar a identificar la información errónea.

Si algo no está bien, las referencias cruzadas permiten al software validar los datos, buscar posibles incoherencias en otros archivos y notificar a los usuarios si se encuentra un error. Las copias de seguridad son otra función de automatización que todas las empresas deberían utilizar.

90% de las empresas no consiguen recuperarse tras una pérdida grave de datos. Puedes sentirte seguro sabiendo que tus documentos están a salvo si utilizas un programa (como la copia de seguridad de datos automatizada) para hacer una copia de seguridad automática de tus datos.

automatizar la productividad

Productividad

La automatización minimiza la cantidad de tiempo que se necesita para completar las tareas al acelerar los procesos de estas actividades. También evita el trabajo tedioso, como volver a introducir datos. Además, puede aumentar significativamente la productividad en todas las áreas de su empresa, incluidas las ventas, el marketing, las nóminas, la contabilidad, la gestión logística y el procesamiento de pagos.

Visibilidad

Cuando los datos se comparten en todos los sistemas, es más fácil supervisar los procesos de la empresa porque se transmiten automáticamente a toda la organización. Además, ayuda a analizar los problemas y a mejorar los procesos.

Mejora del análisis de datos

La automatización de sus procesos le permite descubrir más información y analizar más datos que el seguimiento manual del rendimiento de su empresa. Por ejemplo, puedes observar el tiempo que tardan tus empleados de mantenimiento o instalación en completar sus tareas.

Antes de que llegue un nuevo envío de mercancías, puede anticipar si se agotará o no un producto. También puede seguir las tendencias que mejorarán sus ganancias, ya sea cambiando de proveedor o aumentando los precios.

Comunicación

La automatización puede hacer un seguimiento de las ventas o del progreso de un proyecto, notificar al personal sobre los cambios y enviar recordatorios y avisos esenciales a los consumidores y empleados. Esto le permite hacer un seguimiento de las operaciones de su negocio, haciendo que la gestión y el desarrollo de su empresa sean menos complicados.

Por ejemplo, el aplicación de software puede generar regularmente hitos e informes de progreso según las preferencias de la organización. Las llamadas de ventas pueden programarse automáticamente, los proveedores pueden ser informados de los cambios en las normas de compra y los datos de los clientes pueden ser compartidos por todos los departamentos.

utilizando la automatización

Reducción de los costes de las nóminas

La automatización de las actividades libera el tiempo de los empleados, lo que permite a las empresas aumentar el rendimiento del flujo de trabajo sin necesidad de contratar empleados adicionales o pagar horas extras. Además, la tecnología de automatización permitirá a las empresas eliminar los gastos de nómina sin dejar de alcanzar el mismo nivel de producción y eficiencia que antes.

Eficiencia operativa

Según una ForresterLa automatización puede ahorrar a las empresas 90% en costes operativos. Además de ahorrar dinero, la automatización puede proporcionarle tranquilidad al asegurar que su empresa cumple con la legislación y las normas, lo que se traduce en muchos menos errores y en pocas o ninguna pérdida de oportunidades.

De este modo, los empleados pueden tener un equilibrio más eficaz entre su vida laboral y personal, ya que la herramienta de automatización les permite realizar su trabajo con mayor rapidez.

Las 10 mejores formas de utilizar la automatización para ayudar a su empresa a aumentar la productividad

Cuando ya sabe lo que quiere conseguir y dónde la automatización será más beneficiosa para su empresa, puede empezar a desarrollar flujos de trabajo personalizados. Cada departamento puede implementar las mismas aplicaciones de software de forma única, dependiendo de sus demandas y dificultades. A continuación se indican las diez formas prácticas en las que puede utilizar la automatización para ayudar a su empresa a conseguir una mayor productividad:

1. Los medios de comunicación social

Las empresas pueden beneficiarse considerablemente de las plataformas de medios sociales, y son una fuente de marketing gratuito que puede aprovecharse en beneficio de la empresa. Una empresa que publique constantemente contenidos de alta calidad en las redes sociales atraerá la atención y acumulará un gran número de seguidores, lo que redundará directamente en las ventas.

El elemento clave más importante es la calidad y la coherencia, pero actualizar regularmente sus cuentas de redes sociales con contenido puede ser estresante y requerir mucho tiempo. Puedes utilizar un software de automatización de redes sociales para generar y publicar tus publicaciones en las redes sociales de forma programada y en mucho menos tiempo.

Esto es bastante esencial, ya que le permite reservar un espacio específico para producir contenidos de alta calidad y luego olvidarse de ellos, ya que se publican automáticamente. Por supuesto, también es una buena idea hacer un seguimiento del rendimiento y de la interacción con el cliente, así como una futura optimización posterior.

Puede utilizar la automatización para eliminar la carga de las redes sociales de su equipo de marketing. Pueden utilizar una herramienta de análisis para hacer un seguimiento de sus menciones, sus productos y cualquier palabra clave crítica para su empresa. Has ampliado con éxito la percepción de tu marca.

Además, la automatización le permite programar publicaciones y configurar respuestas automáticas. Como resultado, su equipo tendrá más tiempo para investigar las etiquetas, las comunidades y las audiencias adecuadas para el marketing.

automatización del marketing

2. Contabilidad y teneduría de libros

La contabilidad y la teneduría de libros, más que otros departamentos de una organización, necesitan repetición y precisión. Según un Encuesta de GartnerSi la automatización elimina las repeticiones evitables, se puede ahorrar 30% del tiempo de un empleado de contabilidad a tiempo completo.

A largo plazo, más precisión en menos tiempo parece ser un objetivo digno. Según Kelly Goss y Rowan Van Tromp, los dos profesionales cualificados dijeron "el primer paso para determinar los flujos de trabajo más habituales es extraer los procedimientos más frecuentes".

Una vez que conozca bien sus procesos, siente las bases para una automatización eficaz de la contabilidad empezando por el software de contabilidad que ya está utilizando. Crea una ubicación central para tus datos vinculada a cada parte del negocio que estás siguiendo; a partir de ahí, automatiza la transmisión de información dentro y fuera de este centro principal.

flujo de trabajo de las tareas

3. Análisis del sentimiento

Fomentar la defensa de la marca y las evaluaciones excelentes es otro enfoque para ayudar al desarrollo de su negocio. Una poderosa forma de marketing que utiliza el boca a boca es, sin duda, una de las formas más eficaces que puede utilizar para automatizar su base de datos de clientes.

A lo largo del recorrido del cliente, utilizará con frecuencia una serie de herramientas. Desde herramientas de gestión de la cadena de suministro hasta canales básicos de contacto con el cliente, como el chat en directo y el marketing por correo electrónico. Todas estas herramientas están pensadas para ofrecer una experiencia agradable y satisfactoria al cliente.

Al fin y al cabo, se trata de la gran experiencia que usted proporciona y que inspira a sus clientes a hablar de su empresa con otras personas. A esto puede contribuir el análisis automatizado de los sentimientos. Puede recibir notificaciones que le avisen de los consumidores extremadamente alegres y leales.

Las interacciones de atención al cliente pueden ser procesadas por la automatización para obtener un sentimiento positivo. A continuación, puede decidir enviar un correo electrónico a su cliente solicitando una reseña o un estudio de caso. También podría enviar un "correo de saludo o una oferta" a sus clientes potenciales que podría hacer que hablaran de usted.

empleos humanos

4. Mayor atención

El trabajo duro y la concentración son los principales componentes críticos del éxito de cualquier empresa. Desgraciadamente, las actividades administrativas y de bajo rendimiento ocupan un tiempo que el personal debería dedicar a actividades más productivas. Esta es la técnica por la que la herramienta de automatización es más reconocida.

El enfoque de su equipo ya no se desperdicia en tareas serviles debido a la automatización de los procesos repetitivos que se interponen en el camino. El enfoque y los recursos de su equipo ya no se desperdician en tareas serviles debido a la automatización de las operaciones repetitivas que obtienen en el camino.

En cambio, los libera para que inviertan en el crecimiento de su empresa, el desarrollo de ideas, la comunicación y la toma de decisiones. Esas son, por supuesto, las tareas que le ayudan a construir las operaciones de su negocio.

plataformas de sistemas

5. Siga a sus competidores

Entender lo que hace la competencia es una gran técnica para asegurarse de no perder las posibilidades de crecimiento del negocio. Podrás entender qué factores funcionan (y cuáles no) en negocios similares al tuyo.

Este es otro aspecto en el que puede beneficiarse de la automatización para ayudar a los esfuerzos de crecimiento de su equipo. Por ejemplo, puede procesar una herramienta de automatización para observar los sitios web de la competencia y buscar nombres de marcas o menciones en línea. Entonces puede avisarle cuando haya posibilidades potenciales, como un cambio de precio o una mala crítica.

Con esta notificación automatizada, puede beneficiarse de oportunidades ocultas que de otro modo pasarían desapercibidas. Por ejemplo, podría publicar un estudio de caso favorable como parte de una campaña de automatización de marketing planificada. O podría modificar una campaña publicitaria programada añadiendo un componente de éxito, entre otras cosas.

automatización de procesos

6. Chat de atención al cliente

Las empresas de éxito dan la impresión de que sus clientes son miembros de una gran familia al ofrecer un servicio de atención al cliente excepcional. Por desgracia, debido a las dificultades de programación, a veces no se puede responder a los clientes, y por eso las empresas deberían utilizar chatbots en línea.

Un chatbot es un tipo de asistente digital potenciado por la IA que puede estar disponible en su sitio web. Los chatbots en vivo utilizan el aprendizaje automático y el análisis de palabras clave para producir una respuesta personalizada basada en la consulta introducida por el cliente.

Se trata de una magnífica herramienta, ya que está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y puede utilizarse como primer punto de contacto con el cliente, liberando tiempo para que el personal de atención al cliente se ocupe de cuestiones más complicadas.

los usuarios de las finanzas

El software de gestión de oficinas ayuda a la empresa a registrar todas las actividades que deben realizarse en el proceso de producción.

7. Gestión de la oficina

No sólo hay que prestar atención a la mejora de la productividad, sino también considerar el aumento de los procedimientos en la oficina. El software de gestión de oficinas ayuda a una empresa a registrar todas las actividades que deben completarse en el proceso de producción.

Esta fantástica herramienta de gestión garantiza que cada empleado conozca su trabajo y el de sus compañeros. La ventaja más relevante es que fomenta la transparencia, lo que le permite conocer mejor el rendimiento de sus empleados e identificar posibles cuellos de botella. Además, el software de gestión de oficinas automatiza el proceso de papeleo, ya que funciona de forma digital.

recursos manuales

8. Nutrición de clientes potenciales

Considere esta situación, suponga que usted es una empresa que desarrolla software de contabilidad y es una de varias pequeñas empresas que ofrecen alternativas a Quickbooks. Un cliente potencial ha expresado su interés en su producto suscribiéndose a su boletín informativo.

Desgraciadamente, estás desbordado de tareas y no envías una nota de bienvenida a tus nuevos clientes potenciales. En esta situación, las posibilidades de convertir al cliente potencial son bajas. Las soluciones de automatización del correo electrónico son esenciales tanto para el marketing como para las ventas. Le permiten enviar automáticamente mensajes de correo electrónico bien programados a su información y a sus clientes en puntos específicos del proceso de ventas, lo que aumenta la probabilidad de una conversión.

productividad automatizada

9. Retroalimentación

La mejor manera de que una empresa mejore es escuchando las opiniones de los clientes. La retroalimentación de los clientes puede ser muy beneficiosa, ya que puede indicarle con precisión lo que debe cambiar. Sin embargo, si no existe un método sistemático para recibir las opiniones, las empresas pueden seguir con sus procedimientos deficientes sin saberlo.

La automatización de la recogida de opiniones mediante herramientas como las encuestas posteriores a las transacciones o los cuestionarios a través del teléfono móvil puede ayudarle a obtener información o datos relevantes que beneficien el crecimiento de su empresa a largo plazo.

plataforma para empleados

10. Integración con sus otras herramientas de crecimiento

La eficiencia es un componente clave esencial para mejorar el desarrollo empresarial, y la falta de integración de sistemas es un impedimento típico para la eficiencia. Otro ejemplo de cómo la automatización puede ayudar al crecimiento de su empresa es asistiéndole en la integración de sistemas.

Cuando su métodos de desarrollo empresarial no operan juntos, crea posibilidades de distracción. Hace que sea difícil para tu equipo competir con los saltos de programa y las copias al por mayor, lo que ralentiza todo.

El software de automatización puede comunicarse con varios sistemas y API, como buzones de correo electrónico, formularios web, bases de datos y muchos más. Por lo tanto, la automatización puede utilizarse como un puente informático que permite a sus empleados acceder a la información que necesitan.

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Mejoras en los procesos empresariales

Se sabe que la mayoría de las empresas actuales tienen un procedimiento estándar para las operaciones comerciales cotidianas. Sin embargo, si una organización no puede adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado, puede reducir el potencial de crecimiento.

Por ejemplo, un plan de automatización bien diseñado puede ayudar a los empleados a trabajar de forma más eficiente durante la jornada y mejorar la productividad. Esto se consigue mediante la programación de tareas y la gestión de los empleados, lo que garantiza que las horas facturables de cada empleado se aprovechen al máximo, lo que se traduce en una mejora de los resultados.

Los adoptantes tardíos están cada vez más aislados a medida que más empresas se conectan a Internet. Sus capacidades están limitadas por su mano de obra y su presencia geográfica en los mercados. La automatización cambia las reglas del juego para las empresas de todo el mundo.

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Conclusión

La automatización debe incluir todos los puntos mencionados anteriormente. Esto implica combinar los procesos automatizados con la IA (inteligencia artificial) y la automatización de la recogida de datos, lo que se denomina hiperautomatización. Sin embargo, las empresas que buscan sobrevivir y tener éxito en su campo deben seguir experimentando con las últimas tendencias en tecnología para mejorar sus operaciones.

Sobre el autor: Joe Silk -

Joseph es un Consultor de Start-ups, Copywriter y Propietario de Negocios con 9 años de experiencia profesional. Está muy centrado en el cliente, y es capaz de trabajar en una amplia gama de temas y ofrecer estándares de alta calidad en proyectos de todos los tamaños para clientes de todo el mundo. Ver en Linkedin

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