Une entreprise est constituée d'un nombre incalculable de petites tâches et de responsabilités. Pour que l'entreprise fonctionne de manière optimale, chaque travailleur doit être bon dans la plupart de ces petites tâches. Mais il existe un moyen de rendre votre entreprise productive : l'automatisation !
À l'ère de la Technologie de l'intelligence artificielle (IA) et Développement de l'apprentissage automatique (ML)L'automatisation peut désormais être utilisée dans presque tous les aspects de votre entreprise. L'automatisation des processus métier, comme on l'appelle, permet de soulager la gestion des factures ou l'analyse des données en utilisant des machines pour le faire à leur place.
Cet article de blog explorera comment l'automatisation de domaines spécifiques dans votre entreprise peut conduire à une augmentation de la productivité. En outre, nous aborderons quelques aspects de l'entreprise qui pourraient également fonctionner plus facilement grâce à l'automatisation !
Qu'est-ce que l'automatisation ?
En termes simples, l'automatisation consiste à utiliser des ordinateurs, des robots et d'autres dispositifs pour effectuer des tâches habituellement réalisées par des humains.
La roues hydrauliques utilisées vers le 1er siècle avant J.-C. sont considérés comme le début de l'automatisation. Ils fournissaient une force mécanique à une variété de fonctions, telles que la mouture du grain, l'alimentation des machines à broyer le minerai et le forgeage des flaques d'eau.
Depuis lors, l'automatisation a évolué pour devenir une partie intégrante de la vie. Elle est même devenue un facteur clé dans le processus de décision des entreprises et un élément majeur de leur réussite.
Les 6 avantages de l'automatisation des processus d'entreprise
Les entreprises de toutes tailles peuvent bénéficier de l'automatisation de leurs processus opérationnels. Que vous soyez une startup ou un entreprise de solutions numériques au niveau de l'entrepriseL'automatisation peut vous aider à améliorer votre efficacité et votre productivité.
Voici les six principaux avantages de l'automatisation des entreprises :
1. Réduire les erreurs humaines
L'automatisation ne peut pas empêcher complètement les gens de faire des erreurs, mais elle peut contribuer à en réduire le nombre. En apprenant à vos ordinateurs à reconnaître des modèles, vous pouvez réduire les risques d'erreur humaine et vous assurer que les mêmes erreurs ne se répètent pas.
Bien que les ordinateurs effectuent des activités répétitives de manière cohérente, cela ne signifie pas que vous pouvez éviter complètement l'inspection des erreurs dans les processus informatiques. L'automatisation des processus doit toujours être surveillée, et toute erreur doit être corrigée dès que possible.
2. Améliorer la productivité des employés
Tout employé conviendra que la saisie de données est la tâche la plus fastidieuse et la plus banale. Il s'agit pourtant d'une tâche essentielle qui exige précision et attention.
C'est l'une des nombreuses tâches fastidieuses qui prennent beaucoup de temps mais qui peuvent être rationalisées automatiquement. Cela permet de stimuler la productivité et de libérer les employés pour qu'ils puissent accomplir d'autres tâches dans leur journée.
3. Visibilité en temps réel
L'un des problèmes que rencontrent de nombreuses entreprises est la diffusion en cascade de données sensibles au facteur temps dans toute l'organisation. Cela peut entraîner des divergences et d'autres problèmes.
Lorsque vous automatisez vos processus métier, vous pouvez facilement visualiser toute la chaîne d'activités en temps réel, ce qui donne à votre équipe une visibilité totale sur tous les événements. Cela permet de s'assurer qu'aucune donnée n'est perdue.
4. Réduire les coûts
L'automatisation de certaines tâches répétitives peut également vous faire économiser beaucoup d'argent. Il est beaucoup moins coûteux d'automatiser une tâche que d'engager une autre personne pour la réaliser.
Les tâches financières de back-office et de front-office, telles que le traitement des factures et la gestion des documents, devraient être l'un des premiers processus que vous devriez envisager d'automatiser. Non seulement cela vous fera économiser de l'argent, mais cela peut accélérer le processus et rendre vos opérations plus efficaces.
6. La paix de l'esprit
L'automatisation peut faire économiser à votre entreprise près de 90% sur les coûts opérationnelsselon Forrester. Si l'économie d'argent n'était pas une motivation suffisante, l'automatisation permet également à votre entreprise de se conformer aux règles et réglementations, évitant ainsi de nombreuses erreurs coûteuses ou des opportunités manquées.
Non seulement votre entreprise connaîtra le succès, mais le moral de votre équipe s'améliorera. Grâce à un nouvel outil d'automatisation, les employés peuvent désormais accomplir leur travail beaucoup plus rapidement, ce qui leur permet de mieux concilier vie professionnelle et vie privée !
10 techniques efficaces d'automatisation de la productivité des entreprises
Chaque département a des besoins et des objectifs différents, il est donc important de choisir la partie de son processus où les techniques d'automatisation peuvent fonctionner.
Vous pouvez consulter l'équipe en collaboration avec votre société de développement de logiciels de confiance afin de développer des flux de travail et des outils d'automatisation personnalisés pour couvrir les différentes tâches qu'ils effectuent.
Pour vous donner un aperçu des techniques d'automatisation des processus d'entreprise les plus efficaces, voici dix façons courantes de procéder :
1. Gestion des médias sociaux
À l'ère du marketing numérique, les plateformes de médias sociaux sont aujourd'hui une source de marketing gratuit, et les entreprises en profitent. Mais se démarquer parmi plusieurs autres concurrents, voilà le défi.
En plus de disposer d'une excellente équipe de médias sociaux, vous souhaitez l'aider à générer des messages et du contenu de haute qualité pour les canaux. Les outils d'automatisation peuvent vous y aider, en libérant le temps de votre équipe pour créer du contenu plus attrayant et réfléchir à d'autres stratégies.
L'intégration de vos comptes de médias sociaux dans une application automatisée vous permet de maximiser l'impact de vos campagnes en programmant les publications et les réponses automatisées.
2. Comptabilité et facturation
Dans toute organisation, la comptabilité et la facturation sont deux processus qui doivent être traités avec précision. L'automatisation peut garantir l'exactitude de ces processus, tout en les accélérant.
L'utilisation d'un système de comptabilité automatisé et de plateformes de facturation facilite le suivi des finances. Vous pouvez même synchroniser les données avec votre banque en ligne, ce qui permet un traitement instantané et précis des paiements.
Vous devez d'abord automatiser le suivi de vos données en reliant chaque partie de votre entreprise à un emplacement central. Il sera ainsi plus facile pour les informations d'entrer et de sortir selon les besoins.
3. Processus de recrutement
Bien que vous souhaitiez choisir le candidat le mieux adapté à votre poste vacant, le temps que vos collaborateurs passent à examiner manuellement de multiples CV et à trier ceux qui conviennent peut prendre beaucoup de temps.
Un système de gestion des ressources humaines (SGRH) peut vous aider à automatiser le processus de recrutement. Il peut filtrer automatiquement les CV qui ne répondent pas à vos critères, vous faire gagner du temps dans l'organisation des entretiens et vous permettre de suivre l'évolution de vos candidats.
Le processus de candidature des candidats sera également un jeu d'enfant, car le système doit disposer d'un portail en ligne leur permettant de postuler et de soumettre des documents, ce qui facilite votre gestion.
4. Ventes et marketing
Sur un marché concurrentiel, il est essentiel de disposer d'une équipe de vente et de marketing au top de sa forme. Mais il se peut que votre équipe ait besoin de beaucoup de temps pour s'acquitter de ses tâches.
Un outil d'automatisation du marketing peut aider votre équipe dans son flux de travail. Il peut suivre et analyser les pistes, fournir une segmentation de la clientèle, générer des rapports, optimiser les campagnes pour en assurer le succès, et bien plus encore !
Ils vous permettent également de synchroniser ces données sur plusieurs canaux, ce qui vous donne une image claire des performances de vos campagnes.
5. Service à la clientèle
Ce n'est un secret pour personne que les clients veulent une expérience de service à la clientèle efficace et efficiente. Les outils d'automatisation du service clientèle peuvent aider votre équipe à répondre aux demandes de manière rapide et efficace.
Les chatbots font partie des outils de service à la clientèle les plus populaires utilisés par les entreprises. Grâce à l'apprentissage automatique et à l'analyse des mots clés, cet assistant numérique alimenté par l'IA et fonctionnant 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 peut être installé sur les sites suivants votre site web pour produire des messages personnalisés sur la base de la requête saisie par le client.
Vous pouvez également choisir parmi divers outils, tels qu'un logiciel d'assistance client intelligent et un système de réponse vocale interactive, pour filtrer les demandes et diriger les messages vers le bon canal d'assistance. Ces outils peuvent également vous aider à collecter des données, à analyser le comportement des clients et à déterminer les domaines à améliorer en termes de service à la clientèle.
6. Automatisation des courriels
L'envoi d'e-mails a toujours été un excellent moyen d'entretenir les prospects et d'établir des relations avec les clients. L'automatisation de vos campagnes d'e-mailing peut vous aider à envoyer des e-mails au bon moment avec le bon contenu.
Vous pouvez mettre en place un système qui envoie des e-mails en fonction des actions d'un client, comme l'inscription à une lettre d'information ou un achat. Ce système peut également être utilisé pour fournir un service clientèle rapide, envoyer des rappels automatiques et avertir les clients d'événements ou d'offres spéciales.
7. Traitement des réclamations
Comme nous le savons tous, le retour d'un article, la réparation d'un objet ou toute réclamation est un processus long qui peut être frustrant. Cependant, si certaines ou toutes les étapes du processus étaient automatisées, cela réduirait la pression à la fois pour le demandeur et pour l'organisation, tout en leur permettant de se concentrer sur d'autres aspects du problème à résoudre.
Grâce à une technologie telle que l'automatisation des processus robotiques (RPA), vous pouvez mettre en place un système qui se chargera lui-même de la majeure partie du travail. Il recevra, analysera et répondra aux demandes des clients d'une manière efficace qui ne laissera que peu ou pas de place à l'erreur humaine.
La première étape consiste à développer un flux de travail qui détermine les tâches à automatiser. Ensuite, vous pouvez programmer les étapes dans l'application et faire en sorte qu'elle traite les demandes de remboursement sans aucune intervention manuelle.
8. Gestion de projet
Certains managers utilisent plusieurs pratiques de gestion pour rendre l'organisation plus efficace. Mais, en réalité, leurs projets peuvent ne nécessiter qu'une simple liste de contrôle pour leur mise en œuvre.
La discussion est différente lorsque vous avez plusieurs projets en cours qui nécessitent une planification précise, une description détaillée et une répartition des tâches, la fixation de délais et le suivi du temps passé. Dans ce cas, l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet est la meilleure solution.
Vous pouvez essayer d'utiliser une plateforme gratuite comme Trello pour créer une liste de contrôle des tâches et les attribuer aux membres de votre équipe. Elle vous permet également de fixer des échéances et de vérifier l'avancement de chaque tâche.
9. Génération de prospects
Imaginez ceci : un prospect (client potentiel) visite votre site Web, et vous ne savez même pas qu'il est là. Vous n'auriez aucune chance de l'atteindre et d'entrer en contact avec lui, n'est-ce pas ?
C'est pourquoi l'utilisation d'outils de génération de prospects est essentielle pour toute entreprise. Il s'agit du processus de collecte de prospects dans le but de les convertir en clients.
Les outils d'automatisation peuvent vous aider à créer des pages de renvoi personnalisées, à capturer les coordonnées des visiteurs du site et à segmenter les prospects en fonction de leur profil. Ils permettent également de suivre les interactions des clients avec votre site Web et de personnaliser les courriels de suivi en fonction de ces interactions.
10. Procédures de gestion des installations
La gestion d'un lieu de travail n'est pas une tâche facile. Il faut une planification et un suivi méticuleux de la part des gestionnaires d'installations pour s'assurer que tout se passe bien. Mais lorsque vous travaillez avec des ressources limitées, l'automatisation des tâches quotidiennes peut contribuer à réduire la charge de travail.
Heureusement, la mise en œuvre de systèmes pour les procédures internes peut enregistrer toutes les activités, telles que la maintenance, les tâches ménagères et les patrouilles de sécurité, peuvent toutes être effectuées à l'aide d'outils d'automatisation.
Il est important de garder à l'esprit que, quel que soit le logiciel d'automatisation des processus que vous utilisez, il doit toujours être utilisé pour compléter le travail de votre personnel.
L'automatisation facilite la gestion des tâches les plus courantes, de sorte que votre personnel peut se concentrer sur les plus importantes. Avec les bons outils d'automatisation, vous pouvez vous assurer que votre entreprise fonctionne de manière fluide et efficace.
4 conseils pour démarrer l'automatisation des processus d'entreprise ?
Avant de commencer à automatiser quoi que ce soit, déterminez l'objectif que vous souhaitez atteindre. Comme toute autre technologie, l'automatisation doit être planifiée de manière stratégique et mise en œuvre dans les bons secteurs de votre entreprise.
Selon Recherche de Bain & CompanyLes procédures qui sont "très volumineuses et fondées sur des règles" avec une "automatisation modérée" offrent le plus grand potentiel de réduction de la main-d'œuvre.
Vous trouverez ci-dessous quelques-uns de nos conseils pour vous aider à démarrer le processus d'automatisation :
1. Identifiez votre problème
Certaines entreprises se lancent dans l'automatisation des processus sans réfléchir aux avantages qu'elles peuvent en tirer. Prenez plutôt du recul et déterminez ce que vous voulez obtenir avec l'automatisation. Voulez-vous réduire les coûts ? Améliorer l'efficacité ? Réduire les erreurs ?
2. Analyser le processus
Une fois que vous avez identifié le problème, il est temps d'analyser le processus. Recherchez les domaines qui doivent être améliorés et ceux qui peuvent être automatisés.
3. Recherche, recherche, recherche
Il n'existe pas de technologie d'automatisation universelle. Il est important de se renseigner et de voir quelles solutions d'automatisation sont disponibles. Consultez les avis et comparez les caractéristiques et les prix avant de vous décider.
4. S'associer à une agence de développement de logiciels
Si aucune solution disponible ne répond à vos besoins en matière de logiciels, externalisation une technologie sur mesure peut vous aider à développer une solution d'automatisation personnalisée. Parlez-leur de vos objectifs et de vos exigences avant de commencer le projet.
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Les logiciels d'automatisation changent la donne pour les entreprises du monde entier. Il peut vous aider à réduire les coûts administratifs, à accroître l'efficacité des employés et à créer une entreprise mieux organisée.
Avec nos équipes de développeurs chez StarTechUP, vous obtiendrez des solutions logicielles personnalisées adaptées à vos besoins et à votre budget. Nous sommes spécialisés dans le développement de logiciels qui automatisent les processus manuels, tels que ceux mentionnés ci-dessus !
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