10 façons incroyablement efficaces de rendre votre entreprise plus productive grâce à l'automatisation

27 novembre 2021

automatisation de la productivité des entreprises

C'est un nombre énorme de petites tâches et responsabilités qui constituent une entreprise. Pour développer une entreprise prospère, vous devez exceller dans la majorité des petites tâches et responsabilités qui la composent. Compte tenu du large éventail de responsabilités liées à la gestion d'une entreprise, la tâche peut s'avérer assez délicate pour certains propriétaires d'entreprise.

Bien que l'automatisation ait révolutionné la façon dont les entreprises fonctionnent aujourd'hui, de nombreux entrepreneurs préfèrent encore mener leurs activités commerciales de la même façon. Ils préfèrent traiter les factures manuellement plutôt que d'essayer d'utiliser la technologie et l'automatisation.

Ils devront saisir chaque élément individuellement s'ils utilisent un ordinateur, alors qu'ils pourraient l'automatiser grâce à la technologie. Au lieu de générer des centaines de pages et de les parcourir pour en tirer des enseignements, pourquoi ne pas tirer parti de l'automatisation des entreprises et gagner du temps et de l'argent ?

Bien que l'automatisation puisse simplifier de nombreuses tâches, cet article de blog se concentrera davantage sur les moyens efficaces de rendre votre entreprise plus productive grâce à l'automatisation et sur certains aspects de la gestion d'une entreprise qui peuvent bénéficier de l'automatisation.

tâches de productivité

Automatisation des processus

L'automatisation des processus utilise la technologie numérique pour mener des activités de manière automatique, souvent en utilisant un ordinateur plutôt qu'un humain. L'objectif est d'éliminer le travail manuel qui peut être effectué plus efficacement par un ordinateur. Il faut savoir que l'automatisation comporte de nombreuses branches lorsqu'il s'agit de développer la stratégie idéale pour votre entreprise.

Pour un résultat optimal, divers outils automatisés sont fréquemment utilisés ensemble. RPA et BPA sont les deux types de logiciels d'automatisation des processus. L'automatisation robotique des processus (RPA) ou l'automatisation des processus métier (BPA) sont deux types de logiciels d'automatisation des processus.

Chaque système automatise les activités à sa manière. L'automatisation des processus d'entreprise (BPA) permet d'exécuter de nombreuses opérations jusqu'à ce que l'ensemble du processus soit terminé. L'automatisation des processus robotiques (RPA) peut répondre à de nombreuses activités différentes, notamment l'envoi d'e-mails aux prospects et aux clients.

Décider où implanter l'automatisation dans votre entreprise

Il est essentiel de comprendre les résultats que vous souhaitez obtenir de l'automatisation avant de vous lancer. Pour rester agile et efficace, cela vous aidera à cibler votre approche pour ajouter l'automatisation là où elle sera la plus efficace.

Les "procédures à fort volume, fondées sur des règles" avec "automatisation modérée" offrent le plus grand potentiel de réduction de la main-d'œuvre, selon Recherche de Bain & Company. Recherchez des méthodes pour mettre en œuvre des processus susceptibles d'alléger le travail de votre équipe, d'encourager la créativité et d'économiser de l'argent. automatiser votre entreprise.

Identifier les flux de travail compliqués ou qui prennent du temps: À quelles activités la plupart de vos employés consacrent-ils la majeure partie de leur temps ? Quelles sont les activités que vous réalisez régulièrement ? Elles sont parfaites pour être automatisées. Il est probable que vos employés connaissent déjà ces activités, car elles sont généralement les plus fatigantes et les moins pratiques.

L'automatisation est une bonne option pour tout endroit où un individu fait office de lien entre les plateformes logicielles.

Reconnaître les applications logicielles utilisées et la manière dont elles interagissent entre elles.: L'automatisation est une bonne option pour tout endroit où un individu fait office de lien entre les plateformes logicielles. Il n'est pas nécessaire que votre employé serve d'intermédiaire pour ces applications : permettez-leur d'interagir directement les unes avec les autres.

Examiner comment les individus et les services interagissent: Les départements doivent-ils communiquer fréquemment ou accéder aux mêmes sources ? L'automatisation peut aider à partager et à transmettre les connaissances plus efficacement.

Identifier de nouvelles possibilités de développement : Identifiez les aspects pour lesquels vous souhaitez voir de la croissance et de l'innovation et inspirez les équipes travaillant sur ces projets à développer des outils nouveaux et créatifs grâce à l'automatisation. Lorsque vos applications actuelles ne peuvent atteindre leur plein potentiel, vous pouvez utiliser l'automatisation pour générer et évaluer des données, suggérer des innovations, voire créer de nouvelles solutions.

Toutefois, vous trouverez ci-dessous quelques éléments à prendre en compte lorsque vous vous lancez dans le processus d'automatisation :

  • Gérer les notifications grâce à l'automatisation, qui évite aux travailleurs d'être distraits en éliminant les alertes superflues et en rassemblant les informations importantes en un seul endroit.
  • L'automatisation peut vous aider à gérer les fichiers en sauvegardant les données, en créant des dossiers et des documents à partir de modèles lorsqu'un nouveau projet commence ou en téléchargeant et en organisant les pièces jointes des courriels au fur et à mesure.
  • La gestion des tâches - ajouter des éléments aux listes de tâches et tenir les membres de l'équipe informés des projets sont des exemples de moyens simples de mettre en œuvre l'automatisation.
gestion de projet

Avantages de l'automatisation des processus pour votre entreprise

L'automatisation des processus d'entreprise présente plusieurs avantages. Nombre de ces avantages s'appliquent aux entreprises de toutes tailles, tandis que d'autres se concentrent sur un secteur particulier. Toutefois, voici les sept principaux avantages de l'automatisation pour les entreprises de toutes tailles :

Réduction des erreurs humaines

Il est impossible d'éviter toutes les erreurs. Mais l'automatisation vous aide à réduire le nombre d'erreurs. Lorsque les ordinateurs traitent les commandes, enregistrent les données et sauvegardent les fichiers, il y a moins d'erreurs humaines. Comme les ordinateurs sont programmés pour suivre des procédures spécifiques, ils s'y conforment.

Lorsque les humains cessent de prêter attention à leurs activités répétitives à fort volume, ils s'ennuient et commettent des erreurs irréfléchies. Les ordinateurs sont cohérents dans la façon dont ils exécutent les activités répétitives, et le recoupement peut aider à identifier les informations erronées.

Si quelque chose ne va pas, les références croisées permettent au logiciel de valider les données, de rechercher d'éventuelles incohérences dans d'autres fichiers et d'avertir les utilisateurs en cas d'erreur. Les sauvegardes sont une autre fonction d'automatisation que toutes les entreprises devraient utiliser.

90% des entreprises ne parviennent pas à se rétablir après une grave perte de données. Vous pouvez vous sentir rassuré de savoir que vos documents sont en sécurité si vous utilisez un programme (comme la sauvegarde automatique des données) pour sauvegarder automatiquement vos données.

automatiser la productivité

Productivité

L'automatisation réduit le temps nécessaire à l'accomplissement des tâches en accélérant les processus de ces activités. Elle évite également les tâches fastidieuses, comme la ressaisie des données. En outre, elle permet d'accroître considérablement la productivité dans tous les domaines de votre entreprise, notamment les ventes, le marketing, la paie, la comptabilité, la gestion logistique et le traitement des paiements.

Visibilité

Lorsque les données sont partagées entre les systèmes, il est plus facile de surveiller les processus de l'entreprise, car elles se propagent automatiquement dans toute l'organisation. Cela facilite également l'analyse des problèmes et l'amélioration des processus.

Amélioration de l'analyse des données

L'automatisation de vos processus vous permet de découvrir plus d'informations et d'analyser plus de données que le suivi manuel des performances de votre entreprise. Par exemple, vous pouvez observer le temps qu'il faut à vos employés chargés de la maintenance ou de l'installation pour accomplir leurs tâches.

Avant l'arrivée d'une nouvelle cargaison de marchandises, vous pouvez prévoir si vous allez épuiser un produit ou non. Vous pouvez également suivre les tendances qui amélioreront vos revenus, que ce soit en changeant de fournisseur ou en augmentant les prix.

Communication

L'automatisation peut permettre de suivre les ventes ou l'avancement d'un projet, d'informer le personnel des changements et d'envoyer des rappels et des messages essentiels aux consommateurs et aux employés. Vous pouvez ainsi suivre les opérations commerciales, ce qui rend la gestion et le développement de votre entreprise moins compliqués.

Par exemple, le application logicielle peut générer régulièrement des jalons et des rapports d'avancement selon les préférences de l'organisation. Les appels de vente peuvent être programmés automatiquement, les fournisseurs informés des changements de règles d'achat et les données des clients partagées entre les départements.

utilisation de l'automatisation

Réduction des coûts salariaux

L'automatisation des activités libère le temps des employés, ce qui permet aux entreprises d'augmenter le rendement du flux de travail sans embaucher d'employés supplémentaires ou payer des heures supplémentaires. En outre, la technologie d'automatisation permettra aux entreprises d'éliminer les charges salariales tout en atteignant le même niveau de production et d'efficacité qu'auparavant.

Efficacité opérationnelle

Selon ForresterL'automatisation peut permettre aux entreprises d'économiser 90% sur les coûts opérationnels. Au-delà des économies, l'automatisation peut vous apporter la tranquillité d'esprit en garantissant que votre entreprise se conforme à la législation et aux règles, ce qui se traduit par une réduction considérable des erreurs et des opportunités manquées.

Ainsi, les employés peuvent désormais trouver un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, puisque l'outil d'automatisation leur permet d'accomplir leur travail plus rapidement.

Les 10 meilleures façons d'utiliser l'automatisation pour soutenir votre entreprise et gagner en productivité

Lorsque vous savez déjà ce que vous voulez réaliser et où l'automatisation sera la plus bénéfique pour votre entreprise, vous pouvez commencer à développer des flux de travail personnalisés. Chaque département peut mettre en œuvre les mêmes applications logicielles de manière unique, en fonction de ses exigences et de ses difficultés. Voici les dix façons pratiques dont vous pouvez utiliser l'automatisation pour soutenir votre entreprise et gagner en productivité :

1. Les médias sociaux

Les entreprises peuvent tirer un avantage considérable des plates-formes de médias sociaux, qui sont une source de marketing gratuit pouvant être exploitée au profit de l'entreprise. Une entreprise qui publie régulièrement du contenu de qualité et cohérent sur les médias sociaux attirera l'attention et accumulera un large public, ce qui se traduira directement par des ventes.

L'élément clé le plus important est la qualité et la cohérence, mais actualiser régulièrement vos comptes de médias sociaux avec du contenu peut être stressant et prendre beaucoup de temps. Vous pouvez utiliser un logiciel d'automatisation des médias sociaux pour générer et publier vos messages sur les médias sociaux selon un calendrier et en beaucoup moins de temps.

C'est tout à fait essentiel car cela vous permet de réserver un créneau spécifique à la production de contenus de qualité, puis de les oublier car ils sont automatiquement publiés. Bien sûr, c'est aussi une bonne idée de suivre les performances et l'interaction avec les clients, et de procéder à une post-optimisation.

Vous pouvez utiliser l'automatisation pour éliminer la charge des médias sociaux de votre équipe de marketing. Elle peut utiliser un outil d'analyse pour suivre vos mentions, vos produits et tout mot-clé critique pour votre entreprise. Vous avez réussi à élargir la perception de votre marque.

L'automatisation vous permet également de programmer les publications et de mettre en place des réponses automatiques. Par conséquent, votre équipe aura plus de temps pour rechercher les balises, les communautés et les publics appropriés pour le marketing.

automatisation du marketing

2. Comptabilité et tenue de livres

La comptabilité et la tenue des livres, plus que d'autres départements d'une organisation, ont besoin de répétitions et de précision. Selon un Sondage GartnerAinsi, 30% du temps d'un employé comptable à plein temps peut être économisé si l'automatisation élimine les reprises de travail évitables.

À long terme, une plus grande précision en moins de temps semble être un objectif louable. Selon Kelly Goss et Rowan Van Tromp, deux professionnels qualifiés : "la première étape pour déterminer vos flux de travail les plus courants est de dessiner vos procédures les plus fréquentes."

Une fois que vous avez une bonne compréhension de vos processus, posez les bases d'une automatisation efficace de la comptabilité en commençant par le logiciel de comptabilité que vous utilisez déjà. Créez un emplacement central pour vos données liées à chaque partie de l'entreprise que vous suivez ; à partir de là, automatisez la transmission des informations dans et hors de ce centre principal.

flux de tâches

3. Analyse des sentiments

Encourager la défense de la marque et les excellentes évaluations est une autre approche pour aider au développement de votre entreprise. Une forme puissante de marketing utilisant le bouche à oreille est, sans aucun doute, l'un des moyens les plus efficaces que vous pouvez utiliser pour automatiser votre base de données clients.

Tout au long du parcours du client, vous utiliserez fréquemment une variété d'outils. Des outils de gestion de la chaîne d'approvisionnement aux canaux de contact client de base tels que le chat en direct et le marketing par courriel. Tous ces outils sont en place pour offrir une expérience client agréable et satisfaisante.

Après tout, c'est l'excellente expérience que vous offrez qui incite vos clients à parler de votre entreprise à d'autres. L'analyse automatisée des sentiments peut vous y aider. Vous pouvez recevoir des notifications vous signalant des consommateurs extrêmement joyeux et fidèles.

Les interactions du service clientèle peuvent être traitées par l'automatisation pour obtenir un sentiment positif. Vous pouvez alors décider d'envoyer un courriel à votre client pour lui demander un avis ou une étude de cas. Vous pouvez également envoyer un "courriel de bienvenue ou une offre" à vos prospects, ce qui pourrait les inciter à parler de vous.

emplois humains

4. Une attention accrue

Le travail acharné et la concentration sont les principaux éléments critiques de la réussite de toute entreprise. Malheureusement, les activités administratives et à faible retour sur investissement prennent du temps que le personnel devrait consacrer à des activités plus productives. C'est la technique pour laquelle l'outil d'automatisation est le plus reconnu.

La concentration de votre équipe n'est plus gaspillée sur des tâches subalternes grâce à l'automatisation des opérations répétitives qui l'encombrent. La concentration et les ressources de votre équipe ne sont plus gaspillées sur des tâches subalternes grâce à l'automatisation des opérations fastidieuses qui se mettent en travers du chemin.

Au contraire, vous les libérez pour qu'ils puissent s'investir dans la croissance de votre entreprise, le développement d'idées, la communication et la prise de décisions. Ce sont, bien sûr, des tâches qui vous aident à développer les activités de votre entreprise.

plates-formes de systèmes

5. Suivez vos concurrents

Comprendre ce que fait votre concurrence est une excellente technique pour vous assurer de ne pas passer à côté des possibilités de croissance de votre entreprise. Vous serez en mesure de comprendre les facteurs qui fonctionnent (et ceux qui ne fonctionnent pas) pour des entreprises similaires à la vôtre.

C'est un autre aspect pour lequel vous pouvez bénéficier de l'automatisation pour aider les efforts de croissance de votre équipe. Par exemple, vous pouvez traiter un outil d'automatisation pour surveiller les sites Web des concurrents et rechercher les noms de marque ou les mentions en ligne. Il peut ensuite vous informer des possibilités potentielles, comme un changement de prix ou une mauvaise critique.

Grâce à cette notification automatisée, vous pouvez bénéficier d'opportunités cachées qui passeraient autrement inaperçues. Vous pourriez, par exemple, publier une étude de cas favorable dans le cadre d'une campagne d'automatisation du marketing planifiée. Ou vous pourriez modifier une campagne publicitaire programmée en y ajoutant, entre autres, un élément de réussite.

automatisation des processus

6. Chat du service clientèle

Les entreprises qui réussissent donnent l'impression que leurs clients sont membres d'une famille élargie en offrant un service à la clientèle exceptionnel. Malheureusement, en raison de difficultés d'agenda, il est parfois impossible de répondre aux clients, et c'est pourquoi les entreprises devraient utiliser des chatbots en ligne.

Un chatbot est un type d'assistant numérique alimenté par l'IA qui peut être mis à disposition sur votre site web. Les chatbots en direct utilisent l'apprentissage automatique et l'analyse des mots-clés pour produire une réponse personnalisée en fonction de la requête saisie par le client.

Il s'agit d'un outil magnifique puisqu'il est disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et qu'il peut être utilisé comme premier point de contact de votre client, ce qui libère du temps pour le personnel de votre service clientèle, qui peut ainsi traiter des questions plus complexes.

utilisateurs en finance

Le logiciel de gestion de bureau aide une entreprise à enregistrer toutes les activités qui doivent être réalisées dans le processus de production.

7. Gestion du bureau

Vous ne devez pas seulement vous attacher à améliorer la productivité, mais aussi envisager de renforcer les procédures au bureau. Les logiciels de gestion de bureau aident une entreprise à enregistrer toutes les activités qui doivent être réalisées dans le processus de production.

Ce fantastique outil de gestion permet à chaque employé de connaître son travail et celui de ses collègues. L'avantage le plus pertinent est qu'il favorise la transparence, ce qui vous permet de mieux comprendre les performances de vos employés et d'identifier les goulots d'étranglement potentiels. En outre, le logiciel de gestion de bureau automatise le processus de gestion des documents puisqu'il fonctionne de manière numérique.

ressources manuelles

8. Nourrir les prospects

Considérez la situation suivante : vous êtes une entreprise qui développe des logiciels de comptabilité et vous êtes l'une des nombreuses petites entreprises qui proposent des alternatives à Quickbooks. Un prospect (client potentiel) a exprimé son intérêt pour votre produit en s'abonnant à votre newsletter.

Malheureusement, vous êtes submergé de tâches et vous n'envoyez pas de message de bienvenue à vos nouveaux clients potentiels. Dans cette situation, les chances de convertir le lead sont faibles. Les solutions d'automatisation des e-mails sont essentielles tant pour le marketing que pour les ventes. Elles vous permettent d'envoyer automatiquement des courriels à vos informations et à vos clients à des moments précis du processus de vente, augmentant ainsi les chances de conversion.

productivité automatisée

9. Retour d'information

La meilleure façon pour une entreprise de s'améliorer est d'écouter les commentaires. Les commentaires des clients peuvent être très bénéfiques car ils peuvent vous indiquer précisément ce que vous devez changer. Toutefois, s'il n'existe pas de méthode systématique pour recevoir les commentaires, les entreprises commerciales peuvent continuer à appliquer leurs mauvaises procédures sans le savoir.

L'automatisation de la collecte de commentaires à l'aide d'outils tels que les enquêtes post-transaction ou les questionnaires sur téléphone portable peut vous aider à obtenir des informations ou des données pertinentes qui favoriseront la croissance de votre entreprise à long terme.

plateforme des employés

10. Intégration avec vos autres outils de croissance

L'efficacité est un élément clé essentiel pour améliorer le développement des entreprises, et un manque d'intégration des systèmes est un obstacle typique à l'efficacité. Un autre exemple de la manière dont l'automatisation peut contribuer à la croissance de votre entreprise est l'aide à l'intégration des systèmes.

Lorsque votre méthodes de développement des affaires ne fonctionnent pas ensemble, cela crée des possibilités de distraction. Il est difficile pour votre équipe de rivaliser avec le saut de programme et la copie en gros, ce qui ralentit tout.

Les logiciels d'automatisation peuvent communiquer avec divers systèmes et API, tels que des boîtes aux lettres électroniques, des formulaires Web, des bases de données, et bien d'autres encore. Par conséquent, l'automatisation peut être utilisée comme un pont informatique, permettant à vos employés d'accéder aux informations dont ils ont besoin.

des idées dans votre boîte aux lettres

Amélioration des processus d'affaires

La majorité des entreprises actuelles sont connues pour avoir une procédure standard pour les opérations commerciales quotidiennes. Cependant, si une organisation ne peut pas s'adapter aux conditions changeantes du marché, elle peut réduire son potentiel de croissance.

Par exemple, un plan d'automatisation bien conçu peut aider les employés à travailler plus efficacement pendant la journée et à améliorer la productivité. Cela est possible grâce à la planification des tâches et à la gestion des employés, qui garantissent que les heures facturables de chaque employé sont utilisées au mieux, ce qui se traduit par de meilleurs résultats.

Les adopteurs tardifs sont de plus en plus isolés à mesure que de plus en plus d'entreprises se mettent en ligne. Leurs capacités sont limitées par leur main-d'œuvre et leur présence géographique sur les marchés. L'automatisation change la donne pour les entreprises du monde entier.

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Conclusion

L'automatisation doit inclure tous les points mentionnés précédemment. Cela implique de combiner les processus automatisés avec l'IA (intelligence artificielle) et l'automatisation de la collecte de données, appelée hyper-automatisation. Cependant, les entreprises qui cherchent à survivre et à réussir dans leur domaine doivent continuer à expérimenter les dernières tendances technologiques pour améliorer leurs opérations.

A propos de l'auteur : Joe Soie -

Joseph est un consultant en création d'entreprise, un rédacteur et un propriétaire d'entreprise avec 9 ans d'expérience professionnelle. Il est extrêmement centré sur le client, capable de travailler sur un large éventail de sujets et de fournir des normes de haute qualité sur des projets de toutes tailles pour des clients du monde entier. Vue sur Linkedin

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