Quoi que vous fassiez, quelque chose semble toujours passer entre les mailles du filet et se retrouver sur votre bureau, quels que soient les efforts que vous déployez pour rester organisé. Sans parler du fait que les papiers de vos collègues sont peut-être aussi désorganisés.
Heureusement, la technologie s'est développée pour nous aider à gérer tout ce papier et à veiller à ce qu'il soit livré aux endroits appropriés.
Voici quelques façons dont la technologie a rendu la gestion des documents plus efficace pour nous :
Comment le progrès technologique profite à la gestion des documents
Non seulement parce que nous pouvons scanner et télécharger des documents avec nos téléphones, mais aussi parce que la technologie a simplifié la gestion des documents. La vérité est que, grâce à la technologie, nous pouvons désormais bénéficier de nombreuses améliorations dans la gestion des documents qui, auparavant, n'étaient réalisables qu'au prix de beaucoup de temps et de travail.
Les documents ne doivent pas être imprimés
Vous n'avez pas besoin de l'imprimer ou de l'écrire à la main si vous voulez envoyer un document par courrier électronique. Cela signifie que vous pouvez sauvegarder tous vos documents essentiels en un seul endroit et y accéder facilement à tout moment. C'est l'une des façons dont les développements technologiques ont simplifié la gestion des documents si vous êtes préoccupé par la perte ou l'égarement de documents.
Vous pouvez imprimer des papiers directement depuis l'écran de votre ordinateur ou de votre téléphone grâce à la technologie de l'impression numérique. Elle est économique et écologiquement bénéfique puisqu'elle utilise moins de papier et d'encre. Votre travail est également plus facile à transporter grâce à l'impression numérique, car il est toujours disponible.
Utilisez un outil de fusion de PDF en ligne pour combiner des documents.
Il y aura toujours des moments où vous souhaiterez combiner plusieurs documents PDF contenant des informations pertinentes.
Par exemple, les étudiants pourraient avoir besoin d'organiser leurs notes de physique en groupes afin qu'elles soient toujours plus faciles à trouver en cas de besoin. De même, les hommes d'affaires pourraient souhaiter regrouper toutes leurs factures annuelles dans un seul fichier afin de pouvoir retrouver les informations requises en lisant un seul fichier plutôt qu'en parcourant un certain nombre de documents.
Cette nécessité a été reconnue par la technologie, qui a alors créé ce fascinant outil en ligne. La fusion de PDF ne vous oblige pas à télécharger ou à installer quoi que ce soit sur votre smartphone ou votre ordinateur, contrairement aux outils de téléchargement payants.
Ce site en ligne fusionner le PDF est un outil très fiable qui vous permet d'économiser du temps et des efforts. Combiner des fichiers PDF est maintenant simple puisque vous pouvez le faire en suivant ces simples étapes :
Étape 1 : Allez sur le site de fusion de PDF en ligne et téléchargez tous les fichiers PDF que vous souhaitez combiner en un seul.
Étape 2 : Réorganisez les fichiers téléchargés afin qu'ils apparaissent dans le nouveau document combiné dans un certain ordre. Pour ce faire, il suffit d'utiliser la fonctionnalité de glisser-déposer. Vous pouvez également supprimer tout fichier que vous ne souhaitez pas voir figurer dans la version fusionnée.
Étape 3 : Sélectionnez "Fusionner les fichiers" pour lancer la procédure de fusion.
Une fois qu'il est terminé, vous pouvez le télécharger et examiner le résultat final sans faire d'autres démarches. En les fusionnant et en désencombrant votre smartphone, la technologie vous aide à organiser vos papiers.
La collaboration avec les documents est désormais plus simple
La capacité des individus à collaborer facilement sur des documents est un autre avantage important de la technologie. Avant que l'utilisation des ordinateurs ne se généralise, pour travailler ensemble sur un projet, il fallait se réunir physiquement dans un bureau ou une salle de conférence et passer des heures à échanger des idées avant de pouvoir commencer à travailler - et parfois même après.
Grâce aux technologies modernes de collaboration documentaire, nous pouvons accomplir cette tâche à distance. Ainsi, où que vous soyez, quelqu'un est disponible pour vous aider à définir la meilleure façon d'aborder le projet sur lequel vous travaillez.
La gestion des documents avec une GED est simple
Il est beaucoup plus simple de manipuler des papiers aujourd'hui qu'il y a quelques années, comme l'ont constaté tous ceux qui ont déjà utilisé une carte de crédit. système de gestion des documents (DMS) l'attestera. Les équipes peuvent échanger des documents, les attribuer à des employés spécifiques et les sauvegarder dans le cloud. Vous pouvez désormais accéder à vos fichiers depuis n'importe quel appareil, où que vous soyez et quoi que vous fassiez.
Comme tout le monde a accès à l'information à tout moment, votre entreprise sera en mesure de fonctionner de manière plus efficace et efficiente. Par conséquent, il y aura moins de retards dans l'exécution des tâches à tous les niveaux.
Services pour le stockage en nuage
Pensez-vous que la gestion des documents se simplifie grâce à la technologie ? Je vais prendre le risque de répondre par l'affirmative.
Autrefois, les documents volumineux étaient physiquement imprimés, agrafés ensemble et placés dans une boîte à dossiers avant d'être partagés. Il s'agissait d'un processus fastidieux qui se soldait souvent par des erreurs.
Les documents volumineux peuvent actuellement être partagés en ligne selon diverses méthodes. Par exemple, vous pouvez partager et enregistrer des fichiers volumineux en ligne en utilisant des services de stockage en nuage comme Dropbox ou Google Drive. En outre, des plateformes permettent de modifier et d'échanger facilement des documents en ligne.
Vous n'avez pas à vous soucier de conserver d'énormes fichiers sur votre propre ordinateur grâce à des services de stockage en nuage tels que les suivants Dropbox; tout ce dont vous avez besoin est une connexion Internet. De plus, vous avez accès aux données de n'importe qui d'autre, à tout moment et de n'importe où.
Optimisation et compression des fichiers
À bien des égards, la technologie a simplifié la gestion des documents. Elle a contribué à l'optimisation et à la compression des documents. Les documents peuvent être conservés en un seul endroit et accessibles depuis n'importe quel ordinateur ou appareil connecté à l'internet. Cela signifie que vous pouvez enregistrer tous vos documents sur votre ordinateur ou votre smartphone dans un seul fichier, voire un seul dossier, plutôt que de transporter de nombreux fichiers distincts simplement pour en garder la trace.
Les documents numériques sont plus fiables
Grâce à la technologie, les documents bénéficient désormais de mesures de sécurité. Ces caractéristiques sont la signature numérique, l'authentification (processus de confirmation de l'identité des utilisateurs) et le cryptage (processus de codage des informations afin qu'elles ne puissent pas être lues par des personnes non autorisées) (processus d'attribution d'une signature numérique aux documents numériques).
Ces mesures de sécurité permettent de sécuriser votre matériel tout en permettant à tous ceux qui y ont accès, où qu'ils soient dans le monde, de comprendre ce qu'il dit sans avoir à craindre que quelqu'un le lise sans votre permission.
Fractionnement et conversion de documents
La possibilité de diviser rapidement des documents volumineux en ligne est un autre avantage de la technologie. Il peut y avoir de nombreuses situations où vous n'avez besoin que d'une partie d'un gros fichier et où vous ne voulez pas supporter le poids de l'ensemble. Un outil de division en ligne peut vous aider dans ce cas en vous permettant d'extraire seulement certaines pages d'un énorme document.
Il suffit de télécharger le gros fichier PDF et de sélectionner les pages que vous souhaitez supprimer. En outre, vous pouvez combiner ces pages pour produire un fichier unique et compact qui répond à vos besoins.
De même, vous pouvez convertir plusieurs formats de documents en fonction de vos besoins. Vous pouvez facilement le faire à l'aide d'une variété d'outils Web. Il y a dix ans, diviser et convertir des documents n'était pas si simple. Nous avons une vie plus facile que jamais grâce aux développements les plus récents de l'industrie des outils.
Le mot de la fin
La technologie s'est hissée au sommet de la liste des éléments qui influencent notre vie dans le monde dans lequel nous vivons. Il est difficile d'éviter l'impression que la technologie imprègne presque tous les éléments de la vie, des appareils de communication que nous utilisons aux outils que nous employons pour documenter notre travail, en passant par ceux que nous employons pour organiser notre paperasse.
La gestion des documents est désormais plus simple grâce à la technologie. Le développement de la technologie a rendu la gestion des documents plus simple que jamais. Sans diplôme en informatique, il peut être difficile de trouver un emploi. Cela est dû au fait que la technologie est désormais utilisée dans pratiquement tous les aspects de la vie et de l'emploi.
