Lorsque vous êtes surchargé, il n'est pas facile de consacrer du temps à ce que vous faites bien, qu'il s'agisse du développement de produits, de la création de liens avec les clients ou du leadership. Pire encore, vous risquez de souffrir d'une mauvaise santé à cause des nuits blanches et des tensions.
L'externalisation est une méthode qui vous permet d'alléger vos tâches de gestion tout en développant une entreprise prospère en investissant dans le personnel et les logiciels d'entreprise. Il est difficile d'être un expert dans de nombreux domaines tels que le droit, la finance, les ressources humaines, les technologies de l'information et le marketing. l'externalisation vous fait gagner du tempsIl vous permet également d'accéder à l'expertise et à l'expérience d'autres personnes sans les employer à plein temps.
Certaines agences utilisent également des outils spécifiques au secteur, tels que des logiciels de comptabilité et de gestion de campagnes de marketing, ce qui vous évite de devoir les acheter. L'externalisation peut être une approche bénéfique pour vous aider à gérer votre entreprise, à condition que vous gardiez le contrôle total du travail et que vous entreteniez des relations positives avec votre équipe externalisée, comme vous le verrez dans ce blog.
Qu'est-ce que l'externalisation dans les entreprises ?
What is outsourcing really? Whether you are aware of it or not, every company will outsource at least some of its business activities to an external provider. The term outsourcing is the act of delegating responsibility for planning an activity or project that may be done internally to another firm. Many organizations use outsourcing to locate the best prospects without hunting for candidates.
Il s'agit généralement de tâches qui auraient auparavant été effectuées en interne, et il est avantageux de les entreprises de développement de logiciels de toutes tailles. Améliorer l'efficacité organisationnelle, la flexibilité, l'efficience, la réduction des coûts et les capacités de gestion des RH ciblées/stratégiques.
Les particuliers et les entreprises externalisent pour réduire la pression et le risque associés à la réalisation de projets particuliers tout en se concentrant sur leurs points forts.
Les particuliers et les entreprises externalisent pour diminuer la pression et le risque liés à la réalisation de projets particuliers tout en se concentrant sur leurs points forts. Cela peut impliquer de collaborer avec des agences de création et d'externaliser la fourniture de données de marketing B2B pour stimuler l'activité marketing.
L'objectif est d'utiliser au mieux votre budget marketing en vous trouvant rapidement et efficacement des clients B2B appropriés. L'opportunité d'externaliser dépend de la taille, du type et du stade de développement de l'entreprise.
À moins que vous ne disposiez d'un réseau d'ordinateurs, il est peu probable qu'un prestataire de services informatiques soit nécessaire, et vous ne profiterez pas de l'embauche d'un spécialiste des RH tant que vous n'aurez pas d'abord embauché quelqu'un. La charge de travail est un élément important à prendre en compte pour décider d'externaliser des tâches, que vous ayez remporté de nouveaux contrats ou que vous ayez vu la quantité de travail devenir ingérable.
Une autre considération est de comprendre quand vous n'avez pas les aptitudes ou les compétences requises pour mener à bien les projets vous-même. Une autre approche pour déterminer si l'externalisation offshore est appropriée pour vous est d'additionner le nombre d'heures que vous avez passées à travailler sur des activités qui ne sont pas votre spécialité.
Supposons que vous travaillez tard sur des initiatives de marketing mais que vous devez vous occuper de tâches comptables pendant le week-end. Dans ce cas, il est peut-être temps d'externaliser vos tâches de comptabilité. gestion de projet à un tiers ou à un expert.
Services d'externalisation
BPO (Business Process Outsourcing) est un terme plus général pour désigner l'externalisation d'une activité de processus métier spécifique, comme la paie. Le BPO back-office, souvent connu sous le nom de processus d'affaires internes comme la facturation ou les achats, et le BPO front-office, comprenant les services liés à la clientèle comme le marketing ou le support technique, sont les deux types de BPO.
D'autre part, l'externalisation des technologies de l'information est définie comme un sous-ensemble de l'externalisation des processus d'affaires. L'externalisation des processus de connaissance (KPO) fournit des processus spécialisés à une entreprise qui nécessite des capacités avancées de recherche, d'analyse, de technique et de prise de décision, comme la R&D pharmaceutique ou la recherche de brevets. Le domaine de l'externalisation des technologies de l'information appartient au DSI.
Cependant, il est souvent demandé aux DSI d'être impliqués, voire de diriger, des initiatives d'externalisation des processus d'affaires et des processus de connaissance qui ne relèvent pas des DSI. Les DSI sont choisis parce qu'ils sont généralement compétents en matière de contrats d'externalisation et parce que les processus d'affaires et de connaissances externalisés impliquent souvent des systèmes et un support informatiques.
La bonne approche d'un partenaire d'externalisation
Vous pensez que l'externalisation est la meilleure solution pour votre entreprise, mais vous ne savez pas comment vous y prendre ? Pour dire les choses simplement, il n'existe pas de technique unique pour externaliser un projet. Les entreprises, tout comme les individus, sont uniques. De même, les méthodes d'externalisation diffèrent les unes des autres. Toutefois, la meilleure approche suivante a déjà fait ses preuves dans diverses situations :
Énoncez clairement vos objectifs
Il est essentiel d'évaluer les forces et les limites de votre entreprise avant de commencer la recherche d'un partenaire d'externalisation. L'externalisation doit être une alternative si vous ne pouvez pas exploiter un secteur d'activité particulier ou si vous ne disposez pas des actifs nécessaires pour le développer davantage.
Déterminez les aspects des opérations de votre entreprise avec lesquels vous êtes le moins à l'aise et recherchez ceux qui sont essentiels au succès de votre startup. Dans cette situation, il est préférable d'engager un expert qui sait ce qu'il fait plutôt que de tenter un travail de bricolage et de faire une horrible gaffe. De cette façon, l'entreprise d'externalisation comprendra vos besoins et les réalisera.
Recherche de critiques et de témoignages
Il ne faut jamais se baser sur un coup de tête pour déterminer le partenaire d'externalisation à engager. Choisir un prestataire de services externes simplement parce qu'il est le plus rentable ne suffit pas pour prendre votre décision. Il est préférable d'effectuer des recherches sur le marché de l'externalisation et d'identifier les entreprises d'externalisation possibles.
En consultant les avis en ligne et les témoignages de clients précédents, il est facile de choisir quelques options. Les témoignages, critiques et évaluations des clients constituent un moyen unique d'apprendre comment une société d'externalisation effectue ses opérations et à quel point les clients sont satisfaits de ses services.
Regardez comment une société d'externalisation a aidé un client et voyez si les clients l'ont recommandée à quelqu'un d'autre. Cela vous aidera à tirer de meilleures conclusions et à décider quelles sociétés d'externalisation conviennent à votre entreprise sur la base de leurs antécédents, de leurs performances antérieures, de leurs compétences essentielles et de la satisfaction de leurs clients.
Recherchez des qualités
Chaque société d'externalisation a ses propres normes. L'objectif est de trouver un partenaire commercial qui possède les qualités que vous exigez. En outre, ses exigences doivent être compatibles avec la culture de votre entreprise afin que vous puissiez avoir une interaction optimale avec votre partenaire d'externalisation.
Si votre partenaire d'externalisation ne répond pas à vos attentes, vous risquez de rencontrer des problèmes et des conflits. C'est pourquoi vous devez vous attacher à trouver un partenaire d'externalisation digne de confiance et expérimenté, capable de répondre à vos besoins en matière de développement de projets et de vous aider à atteindre vos objectifs commerciaux.
Il convient également de noter que la recherche de qualités particulières dans une entreprise d'externalisation nécessite généralement beaucoup de temps et d'efforts avant de découvrir l'entreprise idéale.
Gardez l'œil ouvert pour tout coût supplémentaire
L'objectif principal de l'externalisation des processus métier est de réduire les coûts et de se concentrer sur la croissance et le développement de l'entreprise. C'est pourquoi, avant de choisir un fournisseur d'externalisation, assurez-vous qu'il n'y a pas de coûts cachés pour les services et les mises en œuvre comme la connectivité, les communications, l'infrastructure.
Il est préférable que le coût des services soit connu et qu'il n'y ait pas de dépenses imprévues ou supplémentaires susceptibles de dépasser votre budget car, une fois le contrat d'externalisation signé, il est plus difficile de corriger des problèmes dont vous n'étiez pas conscient au préalable.
Examiner leur niveau de compétence
Quelle que soit la qualité apparente d'une entreprise d'externalisation, vous devez choisir le partenaire d'externalisation approprié pour votre organisation. C'est pourquoi vous devez évaluer leurs compétences de base et vous assurer qu'ils ont les connaissances, l'expérience et les ressources nécessaires pour répondre aux exigences de votre projet.
Examinez en détail ses activités commerciales et la façon dont il fait face aux difficultés. Cela vous indiquera mieux comment la fournisseur de services d'externalisation sera performant. Il serait préférable que vous ayez un partenaire capable de faire son travail correctement et de satisfaire les exigences de votre entreprise, ainsi qu'un partenaire en qui vous pouvez avoir confiance pour ne pas tout gâcher.
Trouver le bon prestataire de services d'externalisation n'est pas toujours aussi simple qu'il n'y paraît. Vous pourriez vous retrouver avec plus de problèmes qu'au départ si vous faites une sélection hâtive. C'est pourquoi il est si important de faire une étude approfondie de votre partenaire éventuel et de vous assurer qu'il est à la hauteur de la tâche.
Comment l'externalisation peut-elle améliorer les performances de votre entreprise ?
Vous voulez obtenir les meilleurs résultats possibles pour votre entreprise, mais vous ne pouvez pas tout accomplir seul. Pourtant, il n'est pas toujours nécessaire de faire appel à des talents de premier ordre directement sur le registre du personnel de l'entreprise. Au contraire, vous pouvez améliorer les performances de votre entreprise en externalisant les tâches qui requièrent des compétences particulières.
Vous permet de vous concentrer sur les tâches essentielles à l'entreprise tout en améliorant le rendement des employés.
L'externalisation permet aux entreprises de se concentrer sur leur activité principale. Elle contribue à éliminer la conduite "pompier", permettant aux employés d'être plus efficaces lorsqu'ils ne sont pas accaparés par le traitement et l'administration au jour le jour. Elle aide également la direction à orienter les efforts des employés de manière stratégique.
Ils ne sont pas réduits en termes de compétences, de rôle ou de fonction. Les activités de traitement non souhaitées sont fréquemment confiées à des AP, à des cadres RH, à du personnel chargé des achats, etc. Les tâches qui doivent être accomplies au travail ne nécessitent pas toujours un poste à temps plein.
Pourtant, deux choses tendent à se produire : l'efficacité de l'employé dans sa fonction principale s'effondre et il est surchargé de travail, ce qui le démotive. Des employés mécontents et inefficaces ne sont pas un bon mélange pour les performances de l'entreprise. En revanche, l'externalisation auprès d'une société d'externalisation des processus d'entreprise (BPO) élimine le besoin de ces deux éléments.
Rationaliser les opérations commerciales
L'externalisation permet aux entreprises d'accéder à des ressources et à des technologies de pointe auxquelles elles n'auraient pas accès autrement, afin de rendre les processus plus fluides et plus efficaces.
Améliore la qualité et la fiabilité des services
L'externalisation comporte généralement deux éléments susceptibles d'améliorer sensiblement les services : un gestionnaire de compte et une équipe de spécialistes. Un gestionnaire de compte est le seul point de contact pour le travail externalisé. Il interagit également avec vous pour établir, mesurer et évaluer les indicateurs clés de performance afin de garantir le respect de sa stratégie.
Ce canal de communication essentiel réduit les risques d'erreurs et de dilution des objectifs commerciaux. Les grandes entreprises externalisent des connaissances spécialisées et des compétences uniques parce que c'est moins coûteux que de recruter du personnel à temps plein.
Soutenir les stratégies de croissance
À mesure que les entreprises se développent, de nouveaux problèmes apparaissent et doivent être résolus. L'expansion des activités entraîne souvent un manque de compétences. L'adaptabilité de l'externalisation en fait un excellent moyen de fournir des compétences spécialisées à votre personnel lorsque vous en avez besoin.
Libère des fonds pour les activités principales de l'entreprise
Lorsque vous avez besoin d'un service qu'un société d'externalisation est spécialisée, vous pouvez vous attendre à payer moins cher, à obtenir un travail plus rapide et à obtenir des résultats supérieurs. L'externalisation permet généralement de réaliser des économies par rapport à l'embauche d'une équipe interne pour la même tâche.
L'externalisation vous permet de vous décharger des tâches qui ne sont plus nécessaires.
L'externalisation vous permet de vous décharger des tâches qui ne sont plus nécessaires. En confiant les responsabilités à des spécialistes, vous pouvez améliorer votre productivité, votre efficacité et votre rentabilité.
Votre entreprise peut améliorer son efficacité en se concentrant sur le recrutement, la formation, les installations et d'autres ressources au sein de votre modèle d'activité principal. L'externalisation vous permet d'éliminer de votre budget des catégories de dépenses spécifiques et de les affecter à des rapports et factures particuliers fournis par le contractant.
Augmenter la fidélité à la marque
Le personnel d'assistance à la clientèle, qui connaît bien son domaine et qui est expérimenté dans le secteur de l'externalisation, offrira à vos clients le service réel qui les incitera à revenir.
Il est souvent difficile de faire la transition en interne d'un personnel d'assistance inexistant à un personnel d'assistance de pointe. La plupart des entreprises ne peuvent pas maintenir une telle équipe en raison de la pression financière et des connaissances nécessaires. Ils seront plus enclins à utiliser vos produits ou services après avoir reçu des soins et une attention personnalisés de la part d'une société d'externalisation.
Garantir des coûts prévisibles
L'externalisation peut se faire sur la base d'un projet unique ou de façon continue. Si une société d'externalisation est compétente, la budgétisation mensuelle et trimestrielle devient un jeu d'enfant puisque tout est clair et cohérent. Les équipes financières disposent d'un contrôle, d'une évolutivité et d'une mesure de la production et du succès de l'entreprise par rapport aux dépenses plus importants qu'auparavant.
Quoi qu'il en soit, vous ne payez que ce dont vous avez besoin. Non seulement cela peut améliorer l'efficacité et la rentabilité de votre entreprise, mais cela vous permet également de vous concentrer sur d'autres tâches plus importantes. La présence de ces experts externalisés vous permet de réduire, voire d'éviter, les mauvaises surprises liées aux factures.
Pourquoi l'externalisation est-elle importante ?
Les employés seront plus productifs puisqu'ils se concentreront sur leurs principaux talents plutôt que d'être multitâches. L'externalisation permet d'accroître la disponibilité de la main-d'œuvre. Par conséquent, même si des changements de capacité saisonniers ou non opérationnels se produisent, le rendement maximal peut être atteint et la production assurée.
Comme vous pouvez déléguer ces tâches à des experts tiers, vous êtes plus à même de réagir dans un environnement changeant. L'externalisation améliore généralement la qualité des produits ou des services d'une entreprise.
Externalisation stratégique des activités
Le degré d'externalisation des opérations commerciales est déterminé par vos objectifs, comme vous l'avez vu précédemment, et vous permet de réagir rapidement lorsque la demande pour votre produit ou service augmente.
Il est également judicieux de préparer à l'avance une liste de sociétés d'externalisation réputées, en tenant compte de leur expertise, de leurs accréditations et des mesures de sécurité qu'elles ont mises en place pour protéger votre entreprise contre les violations de conformité.
N'oubliez pas qu'économiser de l'argent en choisissant l'option la moins chère ou en réduisant les coûts de main-d'œuvre n'est pas toujours la meilleure solution et peut même nuire à votre réputation auprès des clients. Cependant, si vous choisissez le partenaire d'externalisation approprié et développez votre relation avec lui, votre entreprise prospérera, ce qui vous permettra de consacrer plus de temps à votre prochain grand projet.
Conclusion : Comment les services d'externalisation peuvent améliorer votre entreprise en démarrage
Dans le monde des affaires, l'externalisation est une bouée de sauvetage. Elle peut vous aider à maintenir votre activité, à vous libérer du temps et à réduire les dépenses si elle est utilisée de manière appropriée. Elle vous permet de fournir des services professionnels à une fraction du coût, tout en assurant la prospérité de votre entreprise et la satisfaction de vos clients.
Par conséquent, l'externalisation est tout à fait essentielle. Ce n'est pas seulement la meilleure chose à faire, mais aussi la plus intelligente. Toute entreprise devrait adopter cette pratique dès que possible pour améliorer sa productivité.
