Numerosas empresas se enfrentan a menudo a la necesidad de externalizar determinadas operaciones de Tecnologías de la Información (TI). Ya sea por falta de experiencia o de recursos, este movimiento estratégico puede suponer un ahorro de costes y una mayor eficiencia, allanando el camino para unas operaciones más fluidas y unos mejores resultados.
Y no faltan opciones cuando se trata de modelos de externalización de TI. De hecho, el mercado mundial de operaciones de TI alcanzó un valor de 1.000 millones de euros en 2009. US$ 9680 millones en 2022 y se prevé que aumente hasta US$ 22380 millones en 2029.!
Pero elegir el modelo adecuado puede ser todo un reto. Cada modelo ofrece su propio conjunto de ventajas y retos, por lo que es crucial que las empresas consideren cuidadosamente sus opciones.
Este artículo explica los distintos modelos de externalización informática, destaca sus puntos fuertes y débiles y ofrece consejos para elegir el que mejor se adapte a las necesidades de su proyecto.
¿Qué es la externalización informática?
externalización de TI implica asociarse con proveedores de servicios externos para ofrecer soluciones de infraestructura, aplicacionesy procesos empresariales respaldados por TI, todo ello encaminado a alcanzar los objetivos de la empresa.
Las organizaciones tienen la flexibilidad para externalizar multitud de tareas y servicios informáticos de proveedores competentes. Estos servicios incluyen la programación, desarrollo de aplicaciones a medida adaptados a necesidades empresariales específicas, y muchos más.
Pero, como se aplica a todas las empresas, un sólido plan de externalización puede permitir a las empresas disfrutar de las ventajas de crecimiento de los proveedores de servicios de TI.
Así pues, los empresarios deben definir su misión y sus competencias básicas, elegir a los proveedores de TI adecuados, establecer contratos claros y gestionar los acuerdos para establecer asociaciones duraderas y beneficiosas para todos con los proveedores externos.
Servicios de TI que puede obtener
- Análisis de datos
- Impartir cursos de formación técnica
- Creación de sitios web
- Desarrollo y mantenimiento de software/aplicaciones
- Ofrecer servicios de consultoría y profesionales
- Asistencia técnica
- Pruebas de software y aplicaciones
¿En qué se diferencia la externalización informática de la externalización de procesos empresariales (BPO)?
No, no son lo mismo. Tanto la externalización informática como el BPO consisten en contratar a proveedores externos para que hagan el trabajo por ti, pero se centran en áreas distintas. La externalización de TI tiene que ver con la tecnología, como el desarrollo de software y la gestión de infraestructuras informáticas.
BPO, por su propio nombre, es más amplio y se ocupa de operaciones empresariales no informáticas como finanzas, RRHH y atención al cliente. Cada uno de ellos contribuye de forma única al buen funcionamiento de una empresa.
Señales de que necesita una empresa de externalización
Las empresas necesitan tecnología para funcionar sin problemas. Mantenerse por delante de la competencia es crucial en el mundo actual de las TI, en constante evolución.
Pero ¿cuándo es el momento adecuado para externalizar?? He aquí algunas señales de que puede haber llegado el momento de externalizar los servicios informáticos:
- Gastar mucho en servicios informáticos: Una parte importante del presupuesto se dedica a operaciones informáticas. Para ahorrar dinero, puede que haya llegado el momento de pedir ayuda.
- No es una empresa tecnológica: Si la tecnología no es lo tuyo, deja que lo hagan los profesionales.
- Sistemas o procesos ineficaces: ¿Siempre está intentando arreglar sistemas averiados? Una perspectiva externa podría ayudar a identificar la raíz de los problemas.
- Incumplimiento de los plazos del proyecto: Si la tecnología está obstaculizando los plazos de los proyectos, puede que sea el momento de plantearse la externalización de los servicios informáticos.
- Siguen utilizando sistemas antiguos: La tecnología evoluciona constantemente. Si sigue utilizando sistemas o software obsoletos, puede que haya llegado el momento de subcontratar una actualización.
- A riesgo de ciberataques: Si no dispone de las medidas de seguridad adecuadas y corre el riesgo de sufrir ciberataques, la externalización puede proporcionarle acceso a soluciones de seguridad avanzadas.
Ventajas de la externalización de servicios informáticos
Hay una razón por qué las empresas recurren a la externalización profesional.
Si es su primera vez, hay algunos ventajas de externalizar los servicios informáticos que deberías tener en cuenta:
- Simplifique las tareas de organización: En lugar de enredarse en procesos tediosos, considere la posibilidad de externalizar para centrarse más en sus principales puntos fuertes y ofertas.
- Reducir los costes informáticos y los gastos relacionados: Entran en juego varios costes, como los gastos de mano de obra, infraestructura y formación continua.
- Acceso a una reserva mundial de talentos: Los expertos en TI pueden ayudar a las empresas a satisfacer las actuales necesidades tecnológicas y de cumplimiento de la normativa. Además, debido a la falta de talento tecnológicoLa formación de un equipo interno de soporte informático se convierte en un reto aún mayor.
- Mantener la flexibilidad del personal: El equipo técnico subcontratado puede ampliarse o reducirse en función de las necesidades de su empresa, prestando servicios y asistencia según sea necesario.
- Seguridad reforzada: Contar con funciones de seguridad adicionales, como la supervisión y protección de datos, puede ayudar a mantener la ciberseguridad bajo control y reducir el riesgo de intrusiones.
Ahora que ya conoce los conceptos básicos de la externalización informática, veamos los distintos tipos de modelos de externalización.
Tipos de externalización de TI basada en la localización
Empecemos por examinar los modelos de externalización de TI basados en la localización. Hay tres tipos principales: onshoring, nearshoring y offshoring.
Subcontratación terrestre
Onshoring se refiere a la subcontratación dentro del mismo país. La ventaja más significativa de este tipo es que puede negociar con una empresa de la misma zona horaria. Además, no hay que preocuparse por las barreras lingüísticas o las diferencias culturales.
Pero tenga en cuenta que la deslocalización también puede implicar costes más elevados debido a las normas laborales del país y otros gastos.
Subcontratación en el extranjero
El nearshoring es la externalización a un país o región vecinos. Ofrece la mayoría de las ventajas del onshoring, como zonas horarias similares y similitudes culturales, pero implica menores costes gracias a una mano de obra y unos gastos de infraestructura más baratos.
Además, el nearshoring permite a las empresas acceder a conocimientos especializados de los que podrían carecer en su país de origen.
Subcontratación en el extranjero
La deslocalización es cuando una empresa subcontrata a un proveedor de servicios en otra parte del mundo. Normalmente, se trata de subcontratar a un país con costes laborales más bajos, como el Reino Unido. Filipinas.
La deslocalización puede ser beneficiosa para las empresas con un presupuesto estricto, pero conlleva algunos retos. Las barreras lingüísticas y las diferencias culturales pueden provocar a veces problemas de comunicación y retrasos.
StarTechUP, con sede en Cebú (Filipinas), ofrece servicios de externalización de TI a empresas de todo el mundo. Con un equipo de profesionales altamente cualificados y precios competitivos, StarTechUP está bien equipada para gestionar diversas necesidades informáticas, desde el desarrollo de software hasta el soporte técnico.
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Modelos de externalización de TI basados en las relaciones
A continuación tenemos el modelo de externalización de proyectos informáticos basado en relaciones. Este modelo se basa en asociaciones a largo plazo entre la empresa y el proveedor de servicios.
Existen tres tipos principales de externalización basada en relaciones:
Modelo de externalización de equipos dedicados
Este modelo de externalización de TI, también conocido como "tarifa por equipo", significa que el proveedor pone a su disposición un equipo de desarrolladores dedicado específicamente a su proyecto. Disponer de un equipo de desarrollo especializado es como contar con un equipo interno de expertos.
Para la empresa de subcontratación, es una buena decisión elegir un equipo que congenie bien y pueda dar en el clavo con su proyecto. El equipo puede estar formado por profesionales del software, probadores, analistas o gestores de proyectos. El presupuesto del proyecto depende de las funciones y competencias de los miembros del equipo.
Pros:
- Está colaborando con profesionales que realmente entienden su proyecto (incluidos los objetivos empresariales y las necesidades del cliente).
- El equipo subcontratado puede sentirse como parte de su propio equipo.
- Total transparencia sobre todo lo que ocurre en su proyecto.
- Puede contar con el equipo para aportar valor real a su proyecto.
Contras:
- Los proyectos muy cortos no funcionan a largo plazo.
- Mantenga a su equipo dedicado ocupado con una acumulación de tareas.
- A veces, tendrá que esperar a que su proveedor de externalización encuentre y contrate a las personas adecuadas. Esto no es un problema para los equipos con talentos diversos.
Ideal para:
- Proyectos largos.
- Proyectos con requisitos y supuestos iniciales (necesarios para asignar las personas adecuadas a su equipo).
- Un proceso de desarrollo ágil.
Entre todos los modelos de externalización de TI, el modelo de equipo dedicado destaca por la estrecha colaboración entre usted y la empresa de externalización. Con el tiempo, su equipo dedicado puede identificar áreas de mejora no solo dentro del proyecto, sino también dentro de su empresa en su conjunto. Por eso este modelo puede ser muy valioso para las grandes organizaciones que están pasando por una transformación digital.
Modelo basado en proyectos
A continuación, tenemos el modelo basado en proyectos. Es un elemento básico en las empresas de externalización de TI, especialmente en el ámbito del desarrollo de software.
Así es como funciona: entregas tu proceso de desarrollo de softwaredesde la planificación hasta el lanzamiento, a una empresa subcontratada.
La empresa de externalización asigna un Gestor de Proyectos (GP) para supervisar todo el flujo de trabajo. El PM se asegura de que todo se ajuste a las especificaciones y plazos acordados, y se encarga de entregar el producto final.
Si te has dado cuenta, tu control sobre todo el proyecto en este modelo es bastante limitado. El PM del proveedor toma la iniciativa con el equipo de desarrollo y tú recibes las actualizaciones a través de comprobaciones periódicas, demostraciones y demás.
Las reuniones con el PM y el equipo pueden adaptarse a tu horario, desde una hora entre semana hasta dos veces por semana. Tus aprobaciones, especialmente para la documentación y el diseño, son cruciales. Por ejemplo, antes de pasar a los diseños detallados de las pantallas, es necesario aprobar los wireframes posteriores al diseño UI/UX.
Pros:
- Establezca plazos y resultados claros cuando trabaje con un socio de externalización para garantizar la claridad de los resultados.
- Compromiso de tiempo mínimo con el gestor de proyectos, que supervisa el trabajo puntual y de calidad, liberándole para tareas de alta prioridad.
- La responsabilidad del proveedor implica documentar los requisitos del proyecto, mientras que la ejecución y la entrega dependen del proveedor.
Contras:
- Control limitado sobre el proyecto, ya que la empresa de externalización gestiona todo el proceso de desarrollo.
- Posibilidad de falta de comunicación o retrasos debidos a barreras lingüísticas y diferencias culturales.
- Costoso si hay que hacer cambios durante las fases de desarrollo del proyecto.
Ideal para:
- Proyectos a corto plazo.
- Proyectos con requisitos claros y definidos.
- Las empresas buscan menos implicación en el proceso de desarrollo.
Modelo de aumento de personal
El modelo de externalización de aumento de personal implica la contratación de profesionales a distancia para complementar el equipo interno existente.
Este modelo cambia las reglas del juego si su proceso de desarrollo se ralentiza, si se enfrenta a una escasez de expertos poco comunes o avanzados, o si necesita un puñado de expertos que le guíen en su proyecto en lugar de un equipo completo.
Pros:
- Puede conseguir el número justo de expertos, ya sea 0,5 equivalentes a tiempo completo (ETC) o 100 ETC y más. Tenga en cuenta que la opción de equipo dedicado se activa realmente a partir de 10 ETC.
- Fácil de ampliar y reducir para adaptarse a las necesidades de su empresa.
- El modelo híbrido es muy flexible. Tu personal interno no tendrá que apresurarse para adquirir nuevas competencias.
Contras:
- Eres plenamente responsable de los riesgos relacionados con el proyecto.
- Se encarga de la incorporación y la gestión de los profesionales subcontratados.
- Puede haber lagunas de comunicación y problemas de colaboración.
Ideal para:
- Pertinencia para las necesidades de recursos humanos a largo y corto plazo.
- Empresas con una visión del proyecto bien definida y capacidad para gestionar los riesgos de supervisar a trabajadores a distancia.
- Empresas que buscan mejorar sus equipos actuales con conocimientos o competencias especializados.
Aunque una empresa de gestión de proyectos respalda su decisión, le recomendamos que elija un proveedor que supervise el rendimiento de sus empleados y le ayude a resolver los problemas. Esta práctica mejora enormemente la calidad de los servicios que recibe.
Modelos de precios de la externalización informática
Los modelos de precios de la externalización de TI dictan cómo se calculan y facturan los costes de los servicios de TI de un proveedor externo. Estos modelos difieren en función de los servicios externalizados y de las preferencias del cliente y el proveedor de servicios.
Veamos cuáles son los modelos de precios más populares para la externalización de TI:
Modelo de tiempo y material (T&M)
Con el modelo T&M, pagas por el tiempo real que dedica el proveedor de servicios externo y por los materiales o recursos utilizados. Es una buena opción para proyectos en los que el alcance no está completamente definido o puede cambiar a medida que avanzan las cosas.
En pocas palabras, se le factura en función del número de horas o días que se hayan utilizado los recursos.
Modelo de precio fijo
En los acuerdos de externalización a precio fijo, el proveedor de servicios te da un precio fijo por un determinado proyecto o ámbito de trabajo. Acuerdan el precio desde el principio, independientemente del esfuerzo o los recursos que acaben dedicando.
De este modo, los clientes saben exactamente lo que pagan, pero eso significa que el alcance del proyecto tiene que estar muy claro y entenderse bien desde el principio.
Modelo basado en resultados
Este modelo se basa en la consecución de objetivos o resultados concretos, no en la mera comprobación de tareas o el recuento de horas. El proveedor de servicios y el cliente determinan los resultados a los que aspiran y deciden una estructura de precios que recompense la consecución de esos objetivos.
En resumen, usted sólo paga cuando se obtienen los resultados acordados.
Modelo basado en el valor
El modelo basado en el valor fija los precios en función del valor real que usted obtiene. El proveedor de externalización y usted se darán la mano en importantes indicadores clave de rendimiento o métricas empresariales que muestren el valor que aportan los servicios. Luego, el precio se decide en función de si se alcanzan o superan esos objetivos.
Por lo general, este modelo es más habitual en áreas en las que es fácil medir los resultados, como los servicios de ventas o marketing.
Modelo de suscripción
Al igual que una suscripción, esta configuración significa que pagas una cuota fija con regularidad para obtener determinados servicios informáticos o un conjunto de servicios del proveedor. Esta cuota suele cobrarse cada mes o cada año, y puedes utilizar los servicios contratados siempre que los necesites.
En el mejor de los casos, con este modelo puede reducir costes y obtener precios más predecibles.
Cómo elegir el modelo de externalización adecuado
Nadie mejor que USTED conoce los servicios de externalización de TI que necesita para su organización. Si no está seguro de cuál es la mejor opción para su empresa, aquí tiene algunos factores que debe tener en cuenta a la hora de elegir un modelo de externalización:
- Alcance del trabajo: ¿Cuál es la complejidad y el tamaño de su proyecto? ¿Cuántos recursos necesita? ¿Es un proyecto a corto o largo plazo?
- Presupuesto: ¿Cuánto puede permitirse gastar en servicios de externalización? ¿Cuáles son los costes potenciales asociados a cada modelo?
- Capacidades internas: Evalúe las habilidades de su equipo de desarrollo interno para determinar si necesita recursos adicionales o conocimientos especializados de un proveedor de externalización.
- Control y gestión de proyectos: ¿Qué grado de implicación desea en la gestión del proyecto? ¿Prefiere gestionar y supervisar a los profesionales subcontratados, o prefiere dejarlo todo en manos del proveedor de servicios?
- Calendario: ¿Tiene un plazo estricto o flexible para el proyecto? Algunos modelos, como el de aumento de personal, permiten aumentar o reducir fácilmente el número de empleados para ajustarse a plazos cambiantes.
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